Huutokaupat, sekä elävät että hiljaiset, ovat kokeiltu ja todellinen menetelmä vuotuisen tapahtuman järjestävien organisaatioiden tulojen nostamiseksi. Onnistuneen huutokaupan varainkeruun perustana on saada ilmaisia tuotteita paikallisilta yrityksiltä myymään huutokaupassa. Ravintolan lahjakortit voivat olla hyödyllisiä huutokaupan kohteita, ja monet paikalliset ravintolat ovat valmiita antamaan ne pois, koska ne toimivat ravintolan mainonnan muodossa. Hyvin kirjoitetut pyynnön kirjaimet ovat avain huutokaupan saamiseen.
Esittele organisaatiosi ja tapahtuma. Vaikka kohdistat paikallisia yrityksiä, he eivät ehkä ole tietoisia työstä, jota organisaatiosi tekee yhteisössä. Korosta joitakin tärkeimpiä toimintoja, joita organisaatiosi tekee, ja vaikutuksia, joita tämä on yhteisösi ihmisille. Keskustele tapahtuman yksityiskohdista varsinkin silloin, kun se tapahtuu ja kuka kohdistuu.
Pyydä tarvitsemasi tuotteet ravintolasta. Ilmoita pyyntösi selkeästi ja tarkasti. Tunnista, miten tuotteet myydään huutokaupassa ja miten tulot käytetään.
Yhdistä lahjoitus konkreettiseen hyötyyn ravintolaan. Tunnista, näkyykö ravintolan nimi tapahtuman kutsussa tai Web-sivustossa. Osoita selkeästi, kuinka lahjoituksen tekeminen ei ainoastaan palvele hyväntekeväisyyttä vaan myös liiketoimintaa.
Muokkaa kirjaimia ja lähetä ne ulos. Lähetä kirjeet suoraan omistajille nimen perusteella. Tulosta ne organisaation kirjelomakkeisiin ja postiin virallisissa paperitavarakirjoissa.
Jatka yritysten omistajien kanssa puhelimitse tai henkilökohtaisesti varmistaaksesi, että kirjeesi on vastaanotettu. Jatka kirjeenne tekemääsi valitusta ja sulje sopimus.
