Luettelon laatiminen toimistossa olevista kohteista voi olla tärkeää varkauden, tulipalon tai luonnonkatastrofin sattuessa. Ilman luetteloa sinun olisi luotettava muistiin, jotta voit ottaa huomioon toimiston sisällön. Luettelo luettelosta on säilytettävä paikan päällä ja päivitettävä, kun toimistokalusteet ja -varusteet ostetaan tai poistetaan. Vaihtoehtoisesti voit täydentää varastonluetteloa piirroksilla tai valokuvilla, joissa näkyy kunkin huoneen keskeisten kohteiden sijainti.
Huonekalut ja tarvikkeet
Luettelo toimistokalusteista ja huonetarvikkeista sisältää työpöydät, tuolit, lamput, roskakorit, arkistokaapit ja jopa ikkunahoidot. Koriste-esineitä ei pidä unohtaa, kuten kuvia tai maalauksia, seinän ripustavia kappaleita, kasveja, koristehahmoja ja peilejä. Tarkista toimistokirjaston muodostavat hyllyt. Jotkin viitekirjat voivat olla suhteellisen kalliita ja niiden arvo on huomattava.
Tietokonejärjestelmät
Useimpien toimistojen sydän on yksi tai useampi tietokonejärjestelmä. Järjestelmät koostuvat päätietokonekotelosta (CPU), monitoreista, tulostimista, skannereista, kaiuttimista, näppäimistöistä, hiiristä ja kaikista niihin liittyvistä liitäntäkaapeleista. Tallenna kaikki kannettavat tietokoneet. Muita kohteita ovat keskeytymättömät paristovarmistustarvikkeet ja videoprojisointijärjestelmät. Toimisto-luettelo, jossa luetellaan myös kunkin kohteen, myös huonekalujen tai tietokoneiden, ostohinta ja ostopäivä, mahdollistaa sen, että luetteloa voidaan käyttää määrittämään toimiston sisällön vakuuttamiseen tarvittava kattavuus. Ostohinnan ja päivämäärän tallentaminen on myös hyödyllistä tuloveroilmoitusten täyttämisessä, koska tietokoneet ja muut toimistotarvikkeet voidaan poistaa useiden vuosien aikana, ja niiden laskennassa tarvitaan niiden ostohinta ja päivämäärä. Sisällytä myös tietokoneohjelmisto luetteloon.
Viestintälaitteet
Toimistot käyttävät yleisesti sähköisiä viestintävälineitä tietokoneen lisäksi sähköpostin välityksellä. Toimistorekisteriluetteloon olisi sisällyttävä kopio- ja faksilaitteet, puhelimet, sanelukoneet ja sisäpuhelimet. Laajakaistamodeemeja ja reitittimiä käytetään tietokoneiden ja VoIP (Voice Over Internet Protocol) liittämiseen viestintäpalveluihin. Kaikkien elektronisten ja tietokonelaitteiden sarjanumeroita sisältävä luettelo on arvokasta varkauden varalta.
Tarvikkeet
Toimistotarvikkeita pidetään liiketoiminnassa käytettyinä tuotteina ja niitä on lisättävä säännöllisesti. Tähän luokkaan kuuluvat paperikopiokoneet ja -tulostimet, muistikirjat ja muistikirjapaperi, vuoratut tyynyt, päivämääräkirjat ja kalenterit, mustetta ja väriainetta tulostimille ja faksilaitteille, kynät ja lyijykynät, merkit, paperiliittimet, roskapussit, kirjekuoret ja vastaavat. Kävele toimistotarvikeliikkeessä tai nopea katsaus tarjonnan kaappiin muistuttaa sinua kaikista muista tarjonnan tyyppisistä kohteista. Ohjelmisto-ohjelmat auttavat hallitsemaan ja seuraamaan toimistoluetteloa ja voivat antaa hälytyksiä, kun tarvikkeita on vähän ja ne on järjestettävä uudelleen.
