Esityslistat ovat kuin korkean oktaanisen polttoaineen kokoukset - ne voivat merkittävästi parantaa päätöksenteon tehokkuutta ja tuottavuutta. Yksi hyvä asialista voi vähentää hankkeiden loppuun saattamiseen tarvittavien kokousten määrää puolittain ja vähentää huomattavasti kokousten taipumusta puuttua keskusteluihin, jotka eivät ole hyödyllisiä tavoitteiden saavuttamisessa.
Esityslistan rooli
Esityslistan tavoitteena on helpottaa ryhmän jäsenten päätöksentekoprosessia. Tämä saattaa olla teknologian päivitys tai budjettikeskustelu. Esityslista auttaa pitämään kokouksen osanottajat keskittyneenä lopulliseen päätökseen. Esityslistalla on myös helpompi arvioida kokouksen onnistumista toimittamalla seurantalista seurannasta ja vastuullisuudesta.
formaatit
Esityslistan ensimmäisessä rivissä olisi esitettävä kokouksen tavoite ja tarkoitus. Jotkut asialistan muodot haluavat ilmoittaa tavoitteen yhdessä ali-tavoitteiden kanssa jokaisen asialistan jälkeen. Molemmat muodot luovat puitteet keskustelulle. Esityslistat voivat vaihdella yksinkertaisesta monimutkaiseen. Niihin voi sisältyä liitetiedostoja ja lukemateriaalia tai edellisen kokouksen esityslistaa. Käytetyn muodon tyyppi määritetään yleensä kokouksen muodollisuudesta ja pituudesta. Hyvä nyrkkisääntö on, että formaatin tulisi vastata kokouksen osanottajien mekkoa; toisin sanoen sandaaleja ja shortseja täynnä oleva kokous voi saada epävirallisen asialistan, kun taas tilat, joissa on pukuja, voi vaatia virallista esityslistaa.
Epävirallinen vs. muodollinen
Lyhyt tai epävirallinen kokous voidaan liittää sähköpostitse tai kokouksen muistutukseen. Se voi sisältää yhden rivin kokouksen tavoitteelle ja sitten kolmesta viiteen lyhyeen keskustelupisteeseen. Pitkä esityslista on yleensä koko sivu, joka sisältää otsikon, kokouksen paikan, päivämäärän ja ajan, tavoitteet ja aiheet tai keskustelupisteet. Pitkissä kokouksissa tulisi olla myös ajat jokaiselle keskusteluaiheelle ja esityksen esittäjän nimelle. Molempien esitysmuotojen pitäisi päättyä jaksoon "Seuraavat vaiheet" seurannassa. Nämä "Seuraavat vaiheet" tulevat olemaan pohjana esityslistan aiheille seuraavassa kokouksessa.
