Olipa kokous ollut kollegoiden tai kilpailijoiden kanssa, kannattaa aina tiivistää keskustelu ja erityisesti se, mitä päätettiin, ja tehdä se kirjallisesti mahdollisimman pian sen jälkeen. Voit yhdistää asiaankuuluvat kappaleet yritysasiakirjojen kirjastosta, kuten "Inc." Aikakauslehden verkkosivusto.
Tarvittavat kohteet
-
Huomautuksia tai muita kokouksen tietoja
-
Kokouksessa mainitut tai jaetut asiakirjat
Aloita ystävällisellä mutta selkeällä muistiinpanolla kokouksen päivämäärä, aika ja paikka, jotka osallistuivat siihen, mitkä valmiudet ja lyhyt selvitys kokouksen tarkoituksesta. Esimerkiksi "Rakas Mike: Kiitos vielä eilen aamusta menemään kanssani ja Steveä meidän taideteollisuudestamme, keskustelemalla suunnitelmista pakkauksen uudelleen suunnittelemiseksi."
Tarkista, mitkä asiakirjat ja materiaalit esiteltiin kokouksessa ja mitä tärkeimpiä niistä keskusteltiin: "Olen iloinen, että pidit Steve'n ajatuksista niin paljon kuin minä. Sovimme, että kuusikulmainen kartonki antaa tuotteellesi merkittävän muutoksen kiinnittää huomiota lisäominaisuudet, joita lisäät ensi vuonna, mutta että sen rakentaminen horisontaalisesti hyllylle on vakaampi ja antaa meille mahdollisuuden tehdä molemmista päistä vain hieman kupera, eikä yksi tasainen ja toinen laajennettu kohta, jolla ei ole todellista yhteyttä. tuote."
Anna raportit kaikista kokouksessa sovituista toimista: "Steve on sitoutunut saamaan uudet suunnittelupaikat valmistusyksikkömme tänään, ja heidän pitäisi pystyä antamaan minulle uusia kustannuslukuja vaakakartonille viikon loppuun mennessä. ja minä molemmat ovat pettyneitä, jos nämä luvut eivät ole vähintään 20 prosenttia alhaisemmat kuin arvioidut, jotka olimme eilen pystyasennossa, korkean teräksisen kartongin osalta, koska valmistus on symmetrinen ja vähemmän monimutkainen. sinulta päätetään, onko vyön solki painettu tai kohokuvioitu, ja haluatko metallisen musteen, ennen kuin voimme vahvistaa kustannukset."
Määritä kaikkien osapuolten seuraavien vaiheiden aikataulut: "Tein huomion, että luulit voivasi saada nämä päätökset tänään tai huomenna. virallistaa sopimus."
Sulje kirja niin ystävällisesti kuin kokouksen luonteen mukaan, ja muokkaa suunnitelmia muille aikataulusi kokouksille: "On aina ilo tavata kanssasi. Minulla on lounas tiistaina toimistossani kalenterissani, kun tuon mallin Steve työskentelee. Kerro minulle, jos Jan todella voi liittyä meihin."
vinkkejä
-
Sähköposti on hieno tapa lähettää seuranta mahdollisimman aikaisin, mutta se on aina parasta lähettää paperikopion myös etenkin silloin, kun kokoukseen sisältyi useita yrityksiä ja asioita, jotka virallistetaan myöhemmin sopimuksissa ja ostotilauksissa. Lähetä kopiot palautuskirjeestä kaikille kokoukseen osallistuneille tai mainitaan kirjeessä nimen, tehtävän tai osaston mukaan.
