Yhtiön tilikauden aikana kirjanpitäjät tekevät useita kirjauksia kirjanpitojärjestelmään. Joitakin näistä merkinnöistä esiintyy pääkirjan nimikkeinä, joita kutsutaan ”päiväkirjamerkinnöiksi”. Jotkin näistä merkinnöistä, kun ne on syötetty kuukauden kuluessa, on peruutettava seuraavan kuukauden aikana, jotta tili poistetaan. Yksi alue, johon tämä koskee, on kuukausittainen kertymä.
Peruutusmerkinnät
Käänteistä vaativa merkintä sisältää kirjanpitojärjestelmään kirjattuja määriä kahden tilikau- den kattavien kulujen kohdentamiseksi. Jos esimerkiksi korotonta lainaa koskeva lasku on maksettava joka kuukausi 15. päivänä, vain puolet merkinnästä koskee kuluvaa kuukautta, kun taas toinen merkintä koskee seuraavaa kuukautta. Tilinpitäjä maksaa tämän liiketoimen huomioon ottamiseksi kuluvan kuukauden summasta puolet ja tekisi oikaisumerkinnän toisen puoliskon määrästä. Tilinpitäjän olisi seuraavan kuukauden alussa peruutettava sopeutumisselvitys selvittääkseen tili. Peruutusmerkintöjen käyttämisen etuna on se, että kirjanpitäjä voi kuvata kuluja siinä vaiheessa, kun ne esiintyvät.
Siirtovelat
Tilintarkastajat luovat merkintöjä, joita ei ole vastaanotettu. Jos esimerkiksi laskutit asiakkaalle 500 dollaria, mutta sinun on maksettava myyjälle 100 dollaria siitä, että työ on suoritettu kyseiselle laskulle ja että hän ei saanut toimittajan laskua, sinun on kerättävä siitä. Tarkoituksena on varmistaa, että tulot kirjataan myös kuluihin. Saat kuukauden, jolta laskutit asiakkaalle 500 dollaria, keräämällä 100 dollarin kustannukset myyjälle, mikä edellyttää peruuttamista seuraavan kuukauden aikana. Kuitenkin, kun kerätään ja peruutat merkintöjä, et voi unohtaa tehdä peruutusmerkintää tai kustannustiliäsi liioitellaan. Käänteisten merkintöjen käyttämisen haittana on mahdollisuus, että unohdat tehdä ne.
Double Work
Kääntämismerkintöjen tekeminen edellyttää järjestelmän seurantaa niiden varmistamiseksi, että ne täyttyvät onnistuneesti. Ilman seurantataulukkojen kääntämistä laskentataulukossa et tiedä, mitä kääntää seuraavan jakson aikana. Kirjanpitojärjestelmät, jotka vaativat sinun syöttämään peruutusmerkinnät, edellyttävät kirjanpitäjältä kaksinkertaista työtä. Jokaisen tehdyn merkinnän osalta, joka edellyttää kääntämistä seuraavalla kaudella, kirjanpitäjän on tehtävä kaksi merkintää, yksi kullakin kaudella. Tämä voi olla hankala tehtävä ja edellyttää virheiden seurantaa, koska yhden ajanjakson aikana syötetyt ja seuraavassa käännetyt summat ovat sama kuin nolla.
Yliarvioitu tai aliarvostettu tili
Toinen peruutusmerkintöjen haittapuoli on se, että virheet voivat yliarvioida tai aliarvioida tiliä. Vaikka kerryt ovat mahdollistaneet kirjanpitäjän asianmukaisen seurannan syntyneillä mutta saamattomilla tuloilla tai kuluilla, unohtaminen peruuttamalla merkintä saattaa päätyä liioiteltuun tai aliarvostettuun tiliin, koska peruutusmerkintä puuttuu.
Lisää merkintöjä, lisää virheitä
Peruutustietojen käyttäminen kaksinkertaistaa kirjanpitäjän työn ja virheiden mahdollisuus kasvaa, kun manuaalista työtä lisätään. Järjestelmä, joka mahdollistaa kertyneiden merkintöjen automaattisen peruuttamisen, voi olla tehokkain, koska alkuperäinen merkintä on tehtävä vain kerran. Vaikka kirjanpitäjä tarkastelisi edelleen peruutusmerkintöjä, hänen ei tarvitse kaksinkertaistaa työnsä.
