Viestintä on avain menestyksekkääseen johtajuuteen joko yritystasolla tai pienyrityksessä. Vahva viestintästrategia takaa, että viestisi vastaanotetaan ja ymmärrät kohdeyleisösi. Map Consultingin (MAP) toimitusjohtajan Lee Froschheiserin mukaan johtamisen kuusi perustoimintoa ovat johtaminen, suunnittelu, organisointi, henkilöstö, ohjaus ja viestintä. Froschheiser toteaa, että selkeä viestintästrategia sitoo nämä toiminnot yhteen ja on tärkein laatu suuressa johtamisessa. Kirjallinen viestintästrategia on asiakirja, jossa mainitaan tavoitteet, tavoitteet, tunnistetaan yleisösi, tarjoaa työkaluja ja aikataulu sekä suunnitelmien arviointi. Viestintästrategia kattaa kaikki viestintämuodot.
Tarvittavat kohteet
-
Tehtävänanto
-
Viestintätarkastus
-
Jäsen- ja kohderyhmätutkimukset
-
Komitea ja johtajuus
-
Muu henkilöstö ja osasto
Tutki yleisöäsi selvittämään, miten nykyinen viestintä on vastaanotettu. Sinun täytyy tietää, mitä jokainen yritysrakenteen osa tekee viestinnässä. Monet yritykset palkkaavat ulkopuolista apua prosessin tähän osaan, mutta se on kallista. Tämä on yksityiskohtainen arviointi, jossa tarkastellaan viestintää ylhäältä alas jokaiselle osastolle, jotta löydettäisiin nykyisen viestintäprosessin tarkoitus ja menestys. Kerää tarvitsemasi tiedot henkilöstön haastatteluista, kohderyhmistä, kyselyistä, aivoriihi-istunnoista ja asiakkaista.
Luettele tavoitteet ja tarkoitus. Laajan yritysstrategian luomiseksi sinun on määriteltävä tavoitteet ja ilmoitettava selkeästi haluttu tulos. Saatat haluta luoda sisäisen viestintästrategian sekä ulkoisen viestintästrategian. Sisäisesti tavoitteesi voivat olla työntekijöiden tiimien tiedottaminen, tuotteiden toimittamisen optimointi ja tehokas viestintäkeskus. Ulkopuolella saatat haluta lisätä asiakaskuntaa, saavuttaa hallituksen asiakkaita, luoda näkyvyyttä toimialallasi jne.
Määritä yleisösi. Yleisösi koostuvat yksityishenkilöt ja yritykset, joiden kanssa teet liiketoimintaa. Julkiset sopimukset olisi sisällytettävä sekä yksityisiin asiakkaisiin. Luettele jokainen lähde, jonka kanssa yritys toimii. Kullakin ryhmällä voi olla erilaiset viestintätarpeet.
Luettele ja kuvaile työkaluja, joita yritys käyttää kommunikoimaan. Näitä työkaluja voivat olla ohjelmistot, sähköpostimainonta, hakkurit, mainostaulut, uutiskirjeet, videoneuvottelut, Internet-mainonta ja paljon muuta. Tässä prosessissa on otettava huomioon kaikki mahdolliset viestintämahdollisuudet.
Luo aikajana. Luo kalenteri, jossa on projektien määräajat jokaiselle listalle tulevalle projektille. Tavoitteet olisi järjestettävä viikoittain ja kuukausittain.
Sisällytä menetelmä, jolla arvioidaan viestintästrategiaa mitattavissa olevien tulosten saavuttamiseksi. Luo kahden kuukauden välein tai kuukausittain edistymiskertomuksia, virallisia raportteja henkilöstökokouksille, säännöllisiä tiedotuksia osastopäälliköille ja yritysjohtajille sekä vuoden lopun vuosikertomusta.
