Asiakirjanhallintatoiminnon tehtävänä on hallita asiakirjojen virtausta ja tallennusta organisaatiossa eri toimintojen ja prosessien kautta. Näitä ovat esimerkiksi tiedostojen ylläpito ja asianmukaiset jakelu- ja tarkistusmenettelyt, kuten Siliconfareast.com-sivustossa on kuvattu.
Kirjastojärjestelmä
Asiakirjanhallintatoiminnon tehtävänä on ylläpitää asianmukaisesti sisäisiä kirjastomenettelyjä siten, että asianmukainen henkilöstön pääsy tapahtuu, mutta virallisen asiakirjan sijainti on aina tiedossa.
Varastointi / arkistointi
Asiakirjanhallintatoiminnon toinen keskeinen toiminta on dokumenttien tallennus ja arkistointi, jotta varmistetaan kaikkien tarvittavien tiedostojen asianmukainen saatavuus.
Muutoksia
Asiakirjanhallintatoiminnon tehtävänä on myös varmistaa, että virallisesti hyväksytyt asiakirjat tarkistetaan vain asianmukaisten prosessien ja hyväksyntöjen yhteydessä. Tähän voi liittyä asiakirjojen (tai projektien) muutospyyntöjen järjestelmä (DCR), jotka edellyttävät nimettyjä allekirjoituksia ennen kuin aiemmin hyväksytty asiakirja voi tehdä muutoksia.
Työnkulku
Asiakirjojen hallintahenkilöstö harjoittaa myös toimintaa, jonka tavoitteena on varmistaa tehokas työnkulku, esimerkiksi antamalla asiakirjoja asianmukaisille toimisto- tai sihteeripalveluksille sellaista toimintaa varten kuin tekstinkäsittely tai skannaus.
Seuranta
Asiakirjanhallintatoiminto seuraa myös asiakirjojen oikea-aikaista tuottamista koko työnkulun avulla, esimerkiksi käyttämällä ikäluetteloita, jotka osoittavat, että asiakirjat ovat käyttäneet liian kauan työnkulun prosessin läpi.
