Asiakirjojen hallinta on prosessiorganisaatioita, jotka luovat, hallitsevat, suojaavat, tallentavat, hakevat, jakavat ja tuhoavat asiakirjoja kaikissa muodoissaan. Tiedon leviämisen, nopean teknologisen muutoksen ja turvallisuuskysymysten aikakaudella asiakirjojen hallintajärjestelmiä perustavien organisaatioiden on otettava huomioon paitsi hyvän liiketoiminnan käytännöt, myös hallituksen ja kansainvälisten elinten julkistamat säännöt, määräykset ja standardit.
Sääntöjen tekeminen: Rahoitus
Lukuisat liittovaltion yksiköt antavat määräyksiä, jotka vaativat organisaatioita noudattamaan asiakirjojen hallintaa koskevia sääntöjä. Seuraavassa on yhteenveto tällaisista yhteisöistä, niiden tyyppistä organisaatiota, jota ne vaikuttavat, sekä sääntöihin tai asetuksiin.
SEC 17a-4: n arvopaperi- ja pörssikomissio antaa asiakirjojen hallinnointisäännöt välittäjille, analyytikoille ja muille arvopaperinvaihtoon osallistuville.
Sarbanes-Oxley -laki § 404 ja 409 vaikuttaa kaikkien julkisesti noteerattujen yritysten sekä kirjanpitoyritysten, tilintarkastajien ja arvopaperikauppaan osallistuvien asiakirjojen hallintaan.
21. vuosisadan lakisääteinen tarkastus (Check 21) säätelee tarkastuksen käsittelyä ja koskee pankkisektoria. Sitä hallinnoi Federal Reserve.
Gramm-Leach Bliley Act suojaa rahoituslaitosten hallussa olevia kuluttajien taloudellisia tietoja, ja sitä hallinnoi useita liittovaltion virastoja.
Arvopaperikauppiaiden kansallinen yhdistys (NASD) 3010 sääntö ja New Yorkin pörssi (NYSE) 342 artiklaa hallinnoivat arvopaperimarkkinatoimikunta ja säännellään kirjanpitoa koskevia vaatimuksia, jotka liittyvät näiden kahden organisaation jäsenten sähköiseen viestintään.
Terveydenhuollon säännöt
Terveysvakuutuksen siirrettävyyttä ja esteettömyyttä koskeva laki (HIPAA) koskee sellaisia ryhmiä kuin lääkäreitä, sairaaloita, vakuutusyhtiöitä ja työnantajia, jotka osallistuvat potilastietojen keräämiseen tai lähettämiseen. Sitä hallinnoi Yhdysvaltain terveys- ja henkilöstöosasto.
21 CFR 11 on Yhdysvaltain elintarvike- ja lääkeviraston hallinnoimien liittovaltion säännöstön säännöstö, jossa käsitellään sähköisiä asiakirjoja ja sähköisiä allekirjoituksia. Tämä osa vaikuttaa terveydenhuolto- ja lääkealan yrityksiin.
Sotilaalliset säännöt
Puolustusministeriön määräykset (puolustusministeriö 5015.2, versio 2) määrittävät puolustusministeriön ostamien tietojenkäsittelyohjelmien vaatimukset. Muut julkisyhteisöt käyttävät tätä standardia myös tietojenkäsittelyohjelmistoonsa.
Muut liittovaltion säännöt
Liittovaltion siviiliprosessisäännöt määräävät, miten asianajotoimistot käsittelevät oikeudellisiin menettelyihin liittyviä tietoja.
The Internal Revenue Services Rev. Proc. 97-22 sisältää säännöt verovelvollisten tietojen sähköisestä tallentamisesta ja siirrosta ja vaikuttaa rahoituspalvelualaan.
Sääntöjen tarve
Amerikkalaiset ovat riippuvaisia sääntelyvirastoista sen varmistamiseksi, että on olemassa suojaa, jotta henkilötietoja voidaan pitää turvallisina, suojata rahoitustapahtumia ja valvoa niitä, jotka valvovat maan elintarvikkeita, huumeita, rahoitusta ja terveydenhoitoa. Kansakunnan tietoinfrastruktuuri on välttämätön sen puolustuksen kannalta ja sitä on myös suojeltava.
Asiakirjahallinnan standardointi ulottuu Yhdysvaltojen ulkopuolelle. Valtiosta riippumattomat yhteisöt, kuten Kansainvälinen standardointijärjestö ja Open Document Management API, työskentelevät standardoimaan ja jakamaan prosesseja asiakirjojenhallintajärjestelmille, jotta voidaan varmistaa tietotietojen turvallisuus ja saatavuus, kun niitä tarvitaan.
