Asiakirjojen valvontamenettelyt ovat ratkaisevia laskutusvelkojen käsittelyssä. Ne auttavat varmistamaan, että tallennat kaikki maksettavat laskut asianmukaisesti kirjanpidon pääkirjaan ja käsittelet laskut maksuja ajoissa. Maksujen käsittelyyn liittyvä kirjallinen menettely auttaa lieventämään käsittelyssä tapahtuvia virheitä ja välttämään maksujen myöhästymisestä aiheutuvat maksut ajoissa.
Päivämäärä-leima lasku
Päivittäisen postin avaamisesta vastuussa olevan henkilön olisi leimattava jokainen maksettava laskutus, joka on vastaanotettu nykyisen päivän päivämäärän mukaan. Päivämerkinnällä voit seurata, kuinka paljon aikaa laskun maksaminen yrityksellesi vaatii. Henkilöiden päivämäärästä leimaamalla laskut olisi otettava huomioon merkittävät aikaerot laskun julkaisupäivän ja vastaanotetun päivämäärän välillä. Laskut, jotka lähetetään viikkoina sukupolven jälkeen, saattavat joutua viemään maksutapahtuman läpi nopeasti, jotta vältetään myöhästymismaksut.
Koodi lasku
Kulutuksen luomisesta tai hallinnoinnista vastaava työntekijä kirjoittaa laskun asianomaisen pääkirjan tilin koodin ja vertaa laskun kyseisen kustannustilin jäljellä olevaan budjettiin. Jos pääkirjan tili on budjetoidun määrän yläpuolella laskun käsittelyn jälkeen, työntekijän on sisällytettävä selvitys laskun ylityksestä.
Hanki laskun hyväksyntä
Johtajat ovat vastuussa kaikkien niiden hallintorakenteeseen kuuluvien laskujen tarkistamisesta ja hyväksymisestä. Johtaja arvioi laskun koodauksen tarkkuuden ja mahdollisen selityksen budjetin ylityksestä perusteellisuudesta. Johtaja aloittaa ja laskuttaa laskun niin, että tilinpitäjä tietää, että johtaja on hyväksynyt laskun maksua varten.
Valmistele tarkistus
Tilinpitäjä tarkistaa laskun varmistaakseen, että laskussa on oikeat hyväksynnät ja selitykset ylikorvauksista. Kirjanpitäjä myös tarkistaa laskun koodauksen ja kyseenalaistaa kaikki koodaukset, jotka näyttävät olevan virheellisiä. Kun kirjanpitäjä on tyytyväinen laskun hyväksymiseen ja koodaukseen, hän valmistelee sekin maksua varten.
Liiketoimintatarkastuksiin olisi sisällyttävä kaksi tarkistuspistettä: tarkistuspankki liikkeeseenlaskijalle ja tarkistuspalkki vastaanottajalle. Tarkastuspylvään tulisi sisältää laskun päivämäärä, laskun numero ja yritystilin numero, jos myyjä on antanut sen. Liikkeeseenlaskijan tarkistuspalkki voi haluttaessa sisältää pääkirjan koodauksen. Tee kopio laskusta omia tietueita varten ja leimaamalla liikkeeseenlaskijan tarkistuspalvelun laskun yläreunaan. Lataa laskun kopio tukeakseen kustannuksia tilintarkastuksen tai kirjanpidon tutkimuksen yhteydessä.
