Linda Pinson määrittelee "Kirjanpidon pitäminen: peruskirjanpito ja kirjanpito onnistuneesta pienyrityksestä", seitsemäs painos, että ne velat, jotka yritys on velkaa velkojille ostetuista tavaroista tai palveluista. Oma tilisiirto-tiimi käyttää vakiomuotoisia käsittelymenettelyjä, jotka minimoivat yleiskustannukset maksimoimalla toimittajasuhteet.
Merkitys
Petokset, kiusaaminen ja käsittelyvirheet voivat tuhoaa yrityksen. On erittäin tärkeää toteuttaa valvontamenettelyjä tällaisen riskin lieventämiseksi. Joitakin yhteisiä ja tehokkaita valvontatoimenpiteitä ovat: tehtävien erottaminen kavalluksen riskin lieventämiseksi; muodolliset ostotoiminnot ja suuntaviivat, joilla vähennetään uhkaamisen, petosten ja virheiden riskiä; toisen allekirjoittajan dollarin määrän kynnysarvot, joilla vähennetään uhkauksen ja virheiden riskiä; ja järjestelmällisen laskun numeron validointi, jotta maksujen kaksoiskappaleiden riskiä voidaan vähentää.
myyjät
Velkojat lisätään yrityksen tietokantaan myyjinä. Tämä tehtävä on yleensä osoitettu maksuvelvollisille toimittajille tai talousvierailijoille, joilla ei ole kykyä tuottaa maksuja.
Jotta varmistetaan, että maksut suoritetaan ajoissa, myyjiä kehotetaan työskentelemään velkojen joukkueen kanssa laskutusongelmien ratkaisemiseksi. Yhteydenotto ostoagentteihin tai tilausosastoon lisää viivästyksiä maksamattomien tai osittain maksettujen laskujen löytämiseen tai ratkaisemiseen.
Toimia
Jälleenmyyjiä kehotetaan lähettämään laskut suoraan maksuvelvollisuudelle. Lasku on aikaleima ja käsittelyn kello alkaa. Jos ostotilaus on tuotettu tavaroiden tai palvelujen hankkimiseksi, lasku sovitetaan ostotilaukseen ja vastaanottotodistukseen. Mary S. Schaeffer käsittelee tätä "kolmisuuntaista ottelua" -prosessia kirjassa "Velat: opas tehokkaan osaston suorittamiseen".
Jos osto tehtiin ilman ostotilausta, sen on täytettävä yhtiön vahvistamat ohjeet. Jos suuntaviivat täyttyvät, lasku toimitetaan tilauksesta vastaavalle osastolle hyväksyntää ja asianmukaista koodausta varten.
Maksumenetelmät
Maksulliset analyytikot ovat oikeutettuja tuottamaan maksuja. Analyytikko työskentelee ahkerasti laskujen käsittelyssä ajoissa varmistaakseen, että ne maksetaan viipymättä ja alennukset tehdään mahdollisuuksien mukaan. Molemmat tavoitteet johtavat mahdollisuuksiin hallita yleiskustannuksia. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun valtion virastoja rangaistaan viivästyneistä maksuista.
Sähköiset maksut ovat toinen kustannussäästötyökalu. Tämä vähentää paperikonttien kustannuksia ja minimoi tarkistuspetokset tai kiusaukset. Jos on tarpeen antaa osittainen maksu tai hylätä maksu, laskut maksetaan analyytikoille ja selitetään olosuhteet.
Sisäinen tarkastus
Myyntisaamisten analyytikko varmistaa, että maksut suoritetaan yrityksen politiikan mukaisesti. Yhtiön sisäinen tarkastusryhmä tarkastelee analyytikon työn tuloksia valikoivasti pyytämällä asiakirjoja valitulle laskuryhmälle. Tilintarkastaja tarkastelee asiakirjoja varmistaakseen, että valvontamenettelyt ovat käytössä ja että niitä noudatetaan asianmukaisesti. Riittämättömät valvontamenettelyt johtavat odottamattomiin tappioihin. Tällaisten tappioiden perimiseksi tarvitaan lisää aikaa ja kustannuksia.
