Ei jokainen työntekijä täytä odotuksia. Kun näin tapahtuu, sinun on kirjoitettava kurinpitolähetys tai lopetettava henkilö virallisesti kirjallisesti. Jotkut työntekijät saattavat jäädä niin pitkälle kuin olet odottanut, että tulette vihaiseksi, mutta sinun on vielä kirjoitettava kurinpitokirje ammattimaisesti, koska kirje on yrityksen ennätys ja tavanne heijastaa yritystä. Älä sekoita työntekijän ammattimaisuuden puuttumista toimimalla itsenäisesti.
Kirjoita päivämäärä. Ohita rivi ja kirjoita työntekijän nimi ja kotiosoite erillisillä riveillä. Ohita ylimääräinen rivi ja kirjoita "Dear Mr./Ms. (Sukunimi)", jota seuraa kaksoispiste. Vaikka olisit etunimellä työntekijän kanssa, sinun on tehtävä ylimääräisiä ponnisteluja, jotta olisit ammattilainen tilanteessa, jossa työntekijä tarvitsee kurinalaisuutta. Sukunimen käyttäminen auttaa myös luomaan etäisyyttä, mikä on hyödyllistä, kun uutiset ovat negatiivisia.
Aloita kirje selittämällä työntekijälle, että hänen työnsä työhön ei ole täyttänyt odotuksia, ja sitten yksityiskohtaisesti esille tulevat ongelmat ammattimaisesti ja työttömästi. Luettele tarvittaessa suurten tapahtumien, kuten viivästymisen tai onnettomuuksien, päivämäärät ja ajat. Katso tarkemmat säännöt, joita työntekijä on rikkonut.
Selitä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Jos olet kurinalainen työntekijä, selitä, että tämä on hänen ensimmäinen varoitus ja että myöhemmät rikokset ansaitsevat lisää varoituksia, joilla on vakavampia seurauksia, kuten keskeyttäminen tai ampuminen. Jos lopetat työntekijän, ilmoita irtisanomispäivä ja mahdolliset lisätiedot, joita hän tarvitsee, kuten silloin, kun odotat hänen vapautuvan hänen toimistostaan.
Anna yhteystiedot, jos hänellä on kysyttävää, ja kerro valitusprosessista, jos sinulla on sellainen. Kiitos työntekijälle yhteistyöstä ja kerro hänelle, että toivotte hänelle hyvää tulevaisuudessa.
Sulje kirjain kirjoittamalla "Vilpittömästi" ja ohita kolme riviväliä. Kirjoita nimesi. Tulosta kirje kirjepaperille ja kirjoita nimesi kirjoittamasi nimen yläpuolelle.
