Ulkoinen viestintä on, miten yritys tai organisaatio kommunikoi organisaatiorakenteen ulkopuolisten kanssa. Tämä vaihtelee asiakkaista ja asiakkaista, hyödyllisyydentarjoajista ja liikekumppaneista, varainhankintayksiköistä ja pohjimmiltaan ketään, joka ei ole yrityksen palkanlaskennassa. Hyvä ulkoinen viestintä on yhtä tärkeää kuin hyvä sisäinen viestintä, joten on kiinnitettävä erityistä huomiota sen varmistamiseen, että yrityksen ulkopuoliset saavat saman huolen ja kunnioituksen kuin yrityksen sisällä.
Kerää ulkoista palautetta. Palautteessa viitataan kaikkien ulkoisten lähteiden yritykselle tekemiin raportteihin, joissa esitetään vahvuudet ja heikkoudet kykysi tarjota palveluja ja tuotteita. Olipa asiakkaat soita valittamaan tai tarjoavat kyselyjä asiakkaille, jotka arvioivat suorituskykyäsi tai käyttävät toista menetelmää, palaute osoittaa viestintäkyvyn aukkoja.
Osoittamiesi ulkoisten viestintäongelmien ratkaiseminen. Saatat huomata, että asiakkaat kokevat, että heitä ei kohdella kunnioittavasti, tai että heidän edustajansa ovat saaneet heidät juoksemaan. Saatat huomata, että sähköpostipalvelusi on virheellinen mainosten lähettäminen asiakkailta roskapostina, jotta pyyntöjä ja kysymyksiä ei vastaanoteta. On olemassa satoja mahdollisia ulkoisen viestinnän ongelmia. Kun olet saanut selville, mikä aiheuttaa väärän viestinnän, voit jatkaa.
Luo ratkaisu ulkoisiin viestintäongelmiin. Esimerkiksi jos asiakkaat ilmoittavat, että edustajat käyttävät liikaa teknistä ammattikieltä, kouluttavat edustajia rikkomaan asioita niin yksinkertaisesti kuin tarvitaan. Jos asiakkaasi raportoivat, että puhelinpalvelusi ei toimi, saat sen korjattavaksi ja asetat sen mahdollisimman helposti navigoitavaksi. Jos online-asiakkaat haluavat lisätietoja, päivittää verkkosivustosi ja ehkä tarjota heille tapa seurata tilauksia tai saada pikaviestien apua edustajalta. Riippumatta ratkaisusta, sen olisi käsiteltävä huolta ja esitettävä toimiva korjaus.
Kerää palautetta ulkoisen viestintäongelman ratkaisusta. Sinun täytyy saada tunteet niistä, joihin ratkaisu vaikuttaa, onko se ratkaissut ongelman sekä yrityksesi työntekijöille että ulkopuolisille edustajille, jotka osallistuvat ulkoiseen viestintäprosessiin.
