Tietämyksen hallinta, KM, järjestelmät parantavat tietojen luotettavuutta lisäämällä konteksti- ja suhteetietoja tallennettuihin asiakirjoihin. Tiedonhallinnan kuusi vaihetta ovat tietojen luominen, tallentaminen, analysointi, indeksointi, tallentaminen ja levittäminen. Lisäämällä tietoja asiakirjoihin joko tunnisteiden tai semanttisen analyysin ja aihe-ontologioiden avulla - termit, joita käytetään kuvaamaan ja edustamaan tietämyksen aluetta - käyttäjät voivat löytää täydelliset vastaukset nopeammin.
Bisnesvaisto
Liiketoimintatiedon ammattilaiset keräävät tietoa useista lähteistä ymmärtääkseen yrityksen kilpailijat, markkinapaikan ja asiakkaat. Osa liiketoiminta-analyytikon tehtävistä edellyttää ajantasaisen tiedon jakamista päätöksentekijöille. KM-järjestelmä antaa analyytikolle mahdollisuuden tuottaa mielekkäitä raportteja nopeasti erottamalla vain merkityksellisten tietojen ja tallennettujen asiakirjojen lähteet tallennettujen tietojen tunnisteiden, kontekstin ja suhdetietojen perusteella.
Projektinhallinta
Useat projektinhallinnan näkökohdat hyötyvät aiemmista hankkeista saaduista kokemuksista ja kokemuksista, mukaan lukien kustannusarviointi, riskienhallinta ja ongelmanratkaisu. Kun organisaatiot käyttävät virallisia tietohallintajärjestelmiä hanketietojen keräämiseen, käytettävissä olevat tiedot hyödyttävät uusia projektipäälliköitä, kun he oppivat veneet. KM-järjestelmien ydinkomponentit helpottavat asiaankuuluvien tietojen välittämistä projektiryhmän jäsenten keskuudessa, varsinkin kun tiimi toimii useissa maantieteellisissä paikoissa. NASA käytti KM-työkaluja useissa ohjelmissa ja ilmoitti eksponentiaalisesti lyhentyneen ajan, jota tarvitaan tietojen analysointiin ja raportin luomiseen.
Päätöksentekotuki
Ihmiset tekevät parempia päätöksiä, kun he käyttävät oikea-aikaisia ja asianmukaisia tietoja. Tietohallintajärjestelmän etuna päätöksenteon tukeen kuuluu vain asiaankuuluvien tietojen löytäminen lisättyjen kontekstien ja suhteellisten tietojen takia. KM-järjestelmissä on usein älykkäitä haku- ja näyttötekniikoita, jotka helpottavat kuvioiden ja suhteiden ymmärtämistä.
Asiakaspalvelu
Apupisteet ja asiakaspalvelu auttavat käyttämään sellaisia tietohallintajärjestelmiä, jotka seuraavat samanlaisia ongelmia ja tarjoavat onnistuneita ratkaisuja palautteen perusteella. Käyttämällä tietoteknologiaa, kuten ontologioita, KM-järjestelmät mukautuvat käyttäjän kyseenalaistamiseen. NIH raportoi, että potilaspalvelupisteet saavat satoja sähköposteja päivässä. Käyttämällä KM-pohjaista työntekijäosaamisprofiilia, help desk -henkilöstö reitittää kysymykset sopivimmalle asiantuntijalle. Muut organisaatiot ovat menestyksekkäästi laajentaneet help desk -toimintoaan luomalla automaattisen tietohallintakysymysjärjestelmän.
