Jos olet koskaan lukenut uuden ostokokoonpanon käyttöoppaan ja käynyt hämmentyneenä kuin aloittaessasi, et ole yksin. Tekninen kirjoittaminen voi olla vaikeaa myös kaikkein kokeneimmille ammattilaisille. Teknistä raporttia kirjoitettaessa on kuitenkin tärkeää sisällyttää asiaankuuluva aihe, olla selkeä ja ytimekäs ja järjestää tiedot niin, että lukija ymmärtää sen helposti.
Aiheen valinta
Ihmiset kirjoittavat yleensä teknisiä raportteja, kun he ovat tehneet jonkinlaista tutkimusta ja tarvetta esittää tulokset tietylle yleisölle. Tutkimus voi olla kenttätutkimus - tutkimukset, haastattelut ja havainnot - tai kirjan tutkimus. Riippumatta siitä, minkä tyyppistä tutkimusta olet tehnyt, et voi jakaa kaikkia keräämiäsi tietoja. Alan Sherman Marylandin yliopistossa, Baltimoren piirikunnassa, ehdottaa "Joitakin neuvoja teknisen raportin kirjoittamisessa" -raporttisi, jonka mukaan mietinnössä tulisi keskittyä merkittäviin havaintoihin, jotka osoittavat, että tutkimuksen aihe on kiinnostava ja tärkeä. Sinun pitäisi myös sisältää sellaisia elementtejä, kuten tutkimussuunnittelu ja suositukset, jos ne ovat tarpeen.
Kirkas ja tiivis
Ihmiset eivät lue teknisiä raportteja kukkaista kieltä tai kuvia varten. Sen sijaan ihmiset lukevat teknisiä raportteja, koska he etsivät tiettyä tietoa. Ole selvä ja ytimekäs, kun kirjoitat raporttisi. Ajattele yleisöä ja tarkoitusta ja kirjoita tavalla, joka antaa lukijoille parhaan mahdollisuuden ymmärtää, mitä yrität kommunikoida. Jos esimerkiksi tiedät, että monet englannin kieltä puhuvat toiset kielet lukevat raporttisi, vältä klisejä ja idiomeja. Aina kun mahdollista, leikkaa sanat, lauseet ja kohdat, joita sinun ei tarvitse ilmoittaa keräämistäsi tiedoista.
Tietojen järjestäminen
Organisaatio on kriittinen teknisissä raporteissa. Riippumatta siitä, kirjoitatko artikkelia tai työpaikkakohtaista finanssiraporttia, epäjohdonmukaiset tiedot voivat tehdä lukijoille vaikeaksi käyttää näitä tietoja. Yleisö ja tarkoitus vaikuttavat voimakkaasti raportin järjestämiseen. Yleisösi jo tuntema aihe määrittelee, tarvitseeko sinun sisällyttää taustatietoja ennen yksityiskohtia. Jos raporttisi tarkoitus on perustella rahan tai asianajajan käyttäminen toteutettavassa toiminnassa, lopeta ehdotuksella tai muutoksenhakukeinoilla ja järjestäkää raporttisi runko tukemaan tätä toimintaa. Yksilöiden, jotka kirjoittavat kappaletta, täytyy olla varma, että askeleet sijoitetaan oikeaan, aikajärjestykseen.
Ulkoisten lähteiden mainitseminen
Koska informatiiviset tekniset raportit paljastavat usein tutkimuksen tulokset, saatat viitata toisten ideoihin teksteissä. Riippumatta siitä, mainitsetko tai lähdetäänkö näitä lähteitä, sinun on annettava heille hyvitys mainitsemalla ne. Jos kirjoitat raporttisi työhön, tälle viittaukselle voidaan suositella jalka- tai loppuviite. Jos kuitenkin kirjoitat raportin koululle, opettaja tai professori vaatii yleensä, että käytät olemassa olevaa lainaustyyliä, kuten Modern Language Association tai American Psychological Association -tyyli.
