Monet yritykset käyttävät tuotanto- tai vähittäiskaupan varastonhallintajärjestelmiä varastotasojen hallintaan. Varasto voi olla yksi yhtiön arvokkaimmista varoista ja järjestelmistä sen hallitsemiseksi, joka tarjoaa perustan asiakkaiden kysynnän tyydyttämiselle. Jokainen inventaarijärjestelmä kuuluu tiettyyn soveltamisalaan ja sillä on tiettyjä rajoituksia, joita johdon on ymmärrettävä, jotta se voi valita parhaan järjestelmän yritykselle.
Varastojärjestelmät
Varastojärjestelmät tarjoavat perustan myynnin, ostosten kirjaamiselle. ja kunkin erän määrä tilikauden lopussa. Kaksi ensisijaista inventaariojärjestelmää ovat jaksollinen järjestelmä ja ikuinen järjestelmä. Säännöllinen järjestelmä kirjaa varaston vain kunkin jakson lopussa, jolloin saldo pysyy muuttumattomana koko ajan. Koska varaston laskeminen vie aikaa, pienemmät yritykset käyttävät todennäköisemmin jaksollista järjestelmää. Jatkuva järjestelmä sen sijaan säätää varaston saldoa joka kerta, kun tapahtuu tapahtuma, kuten varaston osto tai myynti, ja se tarjoaa reaaliaikaisia tietoja.
Varastojärjestelmien laajuus
Varastojärjestelmän laajuus voi kattaa monia tarpeita, mukaan lukien inventaarion arvostaminen, varaston muutoksen mittaaminen ja tulevien varastotasojen suunnittelu. Varaston arvo kunkin kauden lopussa muodostaa perustan tilinpäätökselle taseessa. Varaston muutoksen mittaaminen antaa yritykselle mahdollisuuden määrittää kauden aikana myytyjen varastojen kustannukset. Tämä antaa yritykselle mahdollisuuden suunnitella varastotarpeita.
Säännöllisen järjestelmän rajoitukset
Säännöllisen järjestelmän rajoitukset eivät sisällä tarkkaa varastomäärän tuntemista kauden puolivälissä ja riskiä varastosta. Jatkuvalla järjestelmällä yhtiö tuntee varaston tason varmuudella vain silloin, kun se laskee fyysisesti varaston kunkin jakson lopussa. Koko ajanjakson aikana yritys ottaa asiakkaiden tilaukset tuntematta tarkkaa varastojen määrää tai onko tarpeeksi tuotteita saatavilla asiakkaiden kysynnän tyydyttämiseksi.
Perpetual-järjestelmän rajoitukset
Jatkuvan inventaariojärjestelmän rajoitukset sisältävät vääriä luotettavuutta ja riippuvuutta ihmisen pääsystä. Vaikka pysyvä järjestelmä päivittyy joka kerta, kun tapahtuma tulee järjestelmään, se saattaa puuttua tietoihin varastetuista, vahingoittuneista tai romutetuista yksiköistä. Yhtiö ei ole tietoinen varkaudesta tai jätteestä, joka tunnetaan kutistumisena, kunnes se suorittaa fyysisen määrän vähintään kerran vuodessa. Toinen rajoitus on, että työntekijä voi syöttää tietoja väärin, antamalla virheellisiä tietoja, jotka voivat vaarantaa päätöksenteon.
