Hyvin ajoitettu ja harkitusti suunniteltu motivaatiokokous voi tarjota työntekijöille liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitsemansa vahvistuksen. Motivoivissa kokouksissa voidaan palata työntekijöitä vastaamaan uusiin myyntitavoitteisiin tai elpyä hitaalta vuosineljännekseltä. Ennen kokouksen suunnittelua määrittele sen budjetti. Jos et ole varma, kuinka paljon voit viettää, pyydä tilinpitäjältä ajantasaista raporttia osastosi talousarviosta kokouksiin ja tapahtumiin.
Ole huomaavainen
Harkitse työilmapiiriä ja työntekijöiden tarpeita motivoivaa kokousta varten. Jos työntekijät vastaavat useisiin johtajiin, keskustele muiden osastopäälliköiden kanssa varmistaaksesi, että kokous ei häiritse muita tehtäviä. Vältä motivoivien kokousten aikatauluttamista, kun työntekijöillä on erittäin raskaat työkuormat. Yritä olla suunnittelematta niitä perjantai-iltapäivisin, kun viikonloppu tai maanantai-aamuisin työntekijät ovat hämmentyneitä, kun työntekijät ovat vielä työssä. Jos sinun on ajoitettava kokous kiireisen ajan kuluessa, aiot pitää sen lyhyenä. Varmistaaksesi, että kokoushuone ei ole varattu kaksinkertaisesti, kun tarvitset sitä, varoita yrityksen hallinnollinen osasto tai kirja aikataulutusjärjestelmän kautta.
Tarjoa ruokaa
Vanha sanonta "jos syötät heitä, he tulevat" on erityisen totta työtehtävien osalta. Elintarvikkeiden tarjoaminen viestii työntekijöille, että kokous on tärkeää ja että niitä arvostetaan. Tämä kannustaa heitä osallistumaan ja lisää heidän huomionsa. Voit silti tarjota ruokaa, vaikka sinulla ei olisi suurta budjettia. Työntekijät odottavat suurempaa leviämistä aterian aikana, joten älä aikatauluta läheltä lounasta ja illallista, jos et voi varata täyttä ateriaa. Sen sijaan tarjoa aamupalaa tai kahvia aamukokoukseen tai maukkaita välipaloja iltapäivällä.
Tee kotitehtäväsi
Kokouksesi erityinen motivoiva sisältö riippuu aiheesta ja liiketoimintaympäristöstä. Tilanne ei ole kovin merkittävä, joten pieni tutkimus voi vaikuttaa kokoukseen. Lue yrityksen edistymisraportit ja palauteasiakirjat selvittääksesi, missä työntekijät ovat turhautuneita, kamppailevia tai muuten puuttuvia motivaatiosta. Kirjoita yhteenvedon kokous ja kaikki kohdat, joita haluat käsitellä. Järjestä pisteet kolmeksi keskeiseksi käsitteeksi, jotka työntekijöiden on helpompi sulattaa ja muistaa. Esimerkiksi nämä kolme käsitettä voisivat olla "missä olemme olleet, missä olemme ja missä meidän täytyy mennä."
Puhu vilpittömästi
Ennen kaikkea olla suoraviivainen, rehellinen ja vilpitön työntekijöillesi. Vältä kukkaisia puheita ja emotionaalista taktiikkaa, joka voi tulla epäasialliseksi. Sen sijaan valtuuttakaa työntekijät muistuttamalla heitä kaikesta, mitä he ovat saavuttaneet. Voit esimerkiksi käyttää tehopisteen dioja, jotka korostavat merkittävimpiä saavutuksia ja parannuksia, joita tiimi on tehnyt viimeisen tilikauden aikana auttaakseen heitä parantamaan toimintaansa. Kannusta työntekijöitä osallistumaan osaston tai yrityksen tavoitteiden asettamiseen. Osoita kokouksen lopussa arvostusta heidän työstään ja kerro todellisesta uskosta, että he voivat saavuttaa tai ylittää työn tavoitteet.
