Lasku on asiakirja, jonka toimittaja lähettää ostajalle yhdessä tavaransiirron kanssa. Siinä määritellään toimitukseen sisältyvät erät ja niiden velkasumma. Lausuma on ajan tasalla oleva raportti siitä, mitä asiakas on edelleen velkaa myyjälle.
Tarkoituserot
Laskun ensisijaisena tarkoituksena on pyytää ostajalta maksua. Laskussa ilmoitetaan ostajalle myös kunkin ostotilauksen sisältämän kohteen kustannukset. Myyjän tiedonanto siitä, miksi ostaja on tietty määrä. Ilmoituksen ensisijaisena tarkoituksena on pakottaa ostaja maksamaan tilille. Vaikka lausunto sisältää viimeisimmät maksut, se myös ilmoittaa ostajalle edellisiltä ostoksilta vielä velkaa.
Laskuelementit
Tyypillinen lasku sisältää useita tiettyyn järjestykseen liittyviä elementtejä. Laskun yläosassa on otsikko, jossa on laskun nimi, myyjän yhteystiedot ja asiakkaan nimi ja numero. Siinä on myös laskunumero seurantatarkoituksiin. Ostopäivämäärä, tuotteen nimi, tuotenumero, tilausmäärä ja yksikkökustannukset on eritelty jokaiselle tilatuille tuotteille. Laskun alareunassa näkyy tavallisesti kaikkien ostettujen erien, myyntiveron määrä ja lopullinen kokonaismäärä. Siinä on myös tietoja maksuehdoista ja maksuosoitteesta.
Ilmoituselementit
Lausuma ei yleensä ole niin monimutkainen tai yksityiskohtainen kuin lasku. Siinä näkyy kunkin tilikauden aikana kirjattavan tapahtuman päivämäärä. Jotkut yritykset sisältävät vain maksamattomia määriä ilmoituksista, kun taas toiset osoittavat kaikki tietyn ajanjakson tapahtumat. Laskun numero ja laskun kokonaismäärä kustakin laskusta on eritelty lausunnossa. Nämä tiedot antavat asiakkaalle mahdollisuuden sovittaa maksetut ja maksamattomat laskut laskusta ja kuitista. Lausunto sisältää myös maksuehtoja ja rahalähetyksiä koskevat tiedot.
Päivämäärät ja maksut
Laskussa on tavallisesti päivämäärä, jona tilaus on käsitelty tai lähetetty, sekä maksupäivä. Lausunnossa on "ilmoituspäivä", joka on päivä, jona lausunto on viimeistelty ja lähetetty ostajalle. Ostajien on parasta maksaa rutiininomaisesti erääntyneitä saldoja sen sijaan, että lasku saapuisi odottamatta lausuntoja, neuvoo kirjanpitäjää Harold Averkampia. Ilmoitukset annetaan joskus ennen maksujen käsittelyä. Maksamalla laskut johdonmukaisesti vältät sekaannusta siitä, onko saldo maksettu, kun lausunto saapuu.
