Yritys voi käsitellä satoja tai tuhansia tiedostoja vuosittain. Organisaatio poistaa, että harried, korosti tunne saat kun etsit jotain tärkeää. Oikea arkistointijärjestelmä voi auttaa yritystäsi sujuvammin ja tehokkaammin.
Tarvittavat kohteet
-
Tiedostot
-
Riippuvat tiedostot
-
Label-välilehdet
Analysoi tiedostosi. Onko paras lajitella ne asiakkaan sukunimen, projektin tai aikajärjestyksen mukaan? Valitse ominaisuudet, joita käytät haettaessa tiedostoa.
Merkitse tiedostosi selvästi. Erota pienet tiedostot riippuvaan kansioon luokkiin. Esimerkiksi "heinäkuussa 2008" voi olla oma nimetty ripustuskansio, ja voit lisätä kaikki kyseisen kuukauden sopimukset tai kansiot riippuvaan kansioon.
Erota tiedostot eri arkistokaappeihin. On yksi kaappi hallinnollisia tiedostoja varten, kuten tarvikkeiden tilaaminen, palkanlaskennan tiedot ja jatkaminen; toinen kaappi asiakkaiden tiedostoille, joissa on valmiit sopimukset sekä maksu- ja projektitiedot; ja minkä tahansa muun liiketoiminnan tarpeisiin. Merkitse kaapit selvästi.
Testaa arkistointijärjestelmäsi ennen kuin esität sen työtovereillesi. Varmista, että löydät kaiken helposti ja että tapa, jolla olet järjestänyt asioita, on järkevää. Jos olet järjestänyt kaiken aikajärjestyksessä, mutta testi näyttää aakkosjärjestyksessä enemmän järkeä, vaihda järjestelmäsi.
Soita lyhyt kokous ja selitä arkistointijärjestelmä. Varmista, että jokainen ymmärtää, miten järjestelmä toimii ja kuinka tärkeää on seurata järjestelmää.
Päätä, kuka tekee hakemuksen. Voit siirtää hakemuksen yhdelle henkilölle tai antaa jokaiselle työntekijälle oman hakemuksensa. Työntekijöillä voi olla toimistossaan arkistokaappi, mutta tarvitset edelleen keskitetyn arkistointijärjestelmän, mieluiten yhden vastuuhenkilön kanssa.
Tiedosto tärkeät asiakirjat päivittäin. Rutiininomainen arkistointi auttaa sinua pysymään järjestäytyneenä ja pitää arkistoinnin yhä suuremman tehtävän kuin se on tarpeen. Käytä kussakin toimistossa arkistointialustoja ja varmista, että lokerot tyhjennetään jokaisen työpäivän lopussa.
Arvioi arkistointijärjestelmä kuuden tai 12 kuukauden välein. Puhdista vanhentunut materiaali järjestelmästäsi.
