Jotta työntekijät voisivat maksaa palveluistaan, työnantajien on laadittava palkkajärjestelmä. Tämän järjestelmän kautta työnantaja suorittaa palkkahallintaprosessin, joka on tehtävä ajoissa ja tarkasti sen varmistamiseksi, että työntekijät saavat palkkansa vastaavasti. Käytetyn palkanlaskentajärjestelmän tyyppi on täysin työnantajan tehtävä.
Manuaalinen palkka
Manuaalinen palkanlaskentajärjestelmä tehdään käsin. Tämä tarkoittaa, että kaikki palkanlaskut suoritetaan paperilla; tähän sisältyy laskentatunnit, lakisääteiset vähennykset (verot) ja tahattomat vähennykset (terveys- ja eläke-etuudet). Manuaalisen palkkajärjestelmän käyttämisen etuna on se, että se maksaa hyvin vähän. Manuaalisen palkanlaskennan suorittaminen vie kuitenkin paljon aikaa ja energiaa. Lisäksi tällä menetelmällä on enemmän tilaa virheille. Työntekijöiden palkkakirjat ja veroilmoitukset ovat alttiita epätarkkuuksille. Erityisesti veroilmoitusvirheet voivat olla kalliita johtuen hallituksen antamista seuraamuksista.
Tietokonepohjainen palkka
Tietokoneistettu palkkajärjestelmä on silloin, kun työnantaja ostaa palkkahallinto-ohjelmiston ja käyttää sitä keinona palkanlaskennan käsittelyyn. Tämä menetelmä on paljon nopeampi kuin manuaalinen palkkajärjestelmä. Jotkut yritykset palkkaavat yrityksen sisäisen palkkahallinnon henkilöstön, joka käsittelee palkkasummansa tietokoneistetun palkkajärjestelmän avulla. Palkkasalkun henkilöstö vastaa kaikista palkkioista, jotka maksetaan järjestelmään. Järjestelmä laskee palkat, tallentaa palkanlaskennan tiedot ja tulostaa. Palkkalistoasiantuntija voi käyttää myös palkkaselvityksiä, joiden avulla hän voi tarkistaa virheitä ja korjata ne ennen kuin työntekijä saa palkkansa. Tietokonepohjainen palkka laskee myös arkistoitavan paperityön määrää, koska suurin osa palkanlaskentatiedoista voidaan tallentaa järjestelmään.
Ulkoinen palkka
Useat työnantajat haluavat ulkoistaa palkkansa yrityksille, kuten Paychexille ja ADP: lle. Tämä ulkoinen palvelu antaa työnantajalle enemmän aikaa keskittyä ei-asiaan liittyviin palkanlaskennan asioihin. Ulkopuolinen palkkahallintopalvelu vastaa yleensä asiakkaiden palkanlaskennan koko käsittelystä, mukaan lukien palkanlaskennan muutokset, veroilmoitukset ja W2: n myöntäminen. Kaikki työnantajan on suoritettava maksettavien tietojen lähettäminen jokaiselle palkkapäivälle palkanlaskentayhtiölle; Palkkasummayhtiö ottaa palkkakustannukset maksua vastaan.
Järjestelmän valinta
Hyvin pienet yritykset (alle 10 työntekijää) voivat käyttää manuaalista palkkahallintojärjestelmää, jos työaika pysyy samana maksuaikana. Tämä järjestelmä on kuitenkin niin vanhentunut, että monet tämän kokoiset yritykset valitsevat tietokoneistetun järjestelmän tai ulkopuolisen palkkahallintopalvelun. Suuremmat yritykset työllistävät yleensä palkkahallinnon henkilöstöä ja käyttävät sisäistä tietokoneistettua palkkajärjestelmää tai käyttävät ulkopuolista palkkahallintopalvelua.
Palkkahallinnon monimutkaisuus
Palkkalaskun monimutkaisuus määrää usein, millaista palkkahallintojärjestelmää työnantaja tarvitsee. Jos esimerkiksi on useita tiloja käsittelevä käsittely, useat garnishments ja lapsi tukevat tilauksia, ja erilaiset palkkakustannukset ja maksuprosessit, työnantaja on parempi käyttää tietokonepohjaista palkkajärjestelmää, jossa on sisäinen palkkahenkilöstö tai joka uskoo palkkasummansa ulkoinen palkanlaskenta.
