Luottotiedot ovat usein välttämättömiä, kun asiakkaat eivät maksa sovitulla tavalla. Säilytys estää asiakasta ostamasta muita tavaroita tai palveluja, kunnes saat maksun. Kirje vaatii kuitenkin tarkkaa harkintaa, jotta se saavuttaa tavoitteen kerätä tilille pitäen asiakkaan asiakkaana. On mahdollista, että jotkut asiakkaan luottokortin hallussapidosta kärsivät asiakkaat voivat ottaa liiketoimintansa muualle. Siksi muut keräysmahdollisuudet ovat tärkeitä ennen kuin lähetät kirjeen viimeisenä keinona.
Tarkista tilin maksuhistoria. Varmista, että asiakas on saanut useita maksumuistutuksia postitse ja puhelimitse.
Kirjoita kirje käyttäen ymmärrettävää, mutta vahvaa sävyä, kun osoitat arvostusta asiakkaalle samalla kun vaadit maksua. Ensimmäisessä kappaleessa kiitos asiakkaalle yrityksesi tukemisesta ja tunnustaa, että vaikeiden taloudellisten aikojen tai muiden syiden vuoksi asiakas voi jäädä tilille.
Ilmoita luoton pitäminen toisessa alakohdassa olevan ensimmäisen virkkeen mukaisesti niin, että se on yksin korostettuna. Kirjoita, että: "Olen kuitenkin pahoillani, että meidän on keskeytettävä luotto välittömästi maksamatta jättämisen takia." Tai käytä eri sanamuotoa, joka välittää saman viestin.
Selvitä saldo kolmannessa kappaleessa ja kerro tarkalleen, mitä luottokorotuksen poistamiseksi täytyy tapahtua. Anna maksuaika ja kerro asiakkaalle, että velkojen keräilijälle on mahdollista tehdä toimeksianto.
Lopeta kirje kiittämällä jälleen asiakasta hänen uskollisuudestaan. Aseta suora puhelinnumero kirjeeseen ja pyydä asiakasta soittamaan keskustelemaan maksujärjestelyistä.
