Hiljainen huutokauppa on loistava tapa kerätä rahaa organisaatiollesi tai hyväntekeväisyyteen keräämällä kannattajia ja lisäämällä tietoisuutta samanaikaisesti. Koska hiljaiset huutokaupat ovat yleensä samanaikaisesti toisen tapahtuman kanssa, hiljaiseen huutokauppaan tehtävien kutsujen on annettava kutsutut henkilöt tietämään, mitä tapahtuu, miten he pukeutuvat, jos heitä ruokitaan, mitä kohteita ja palveluja tarjotaan ja missä rahat ovat menossa. Tapahtuman muodollisuudesta ja vieraiden suhteiden tasosta riippuen kutsun muoto ja toimitus ovat muokattavissa.
Tapahtuman Yksityiskohdat
Kuten minkä tahansa kutsun kohdalla, sijainnin, päivämäärän (mukaan lukien viikonpäivä) ja ajan on oltava selvästi merkitty oikean oikeinkirjoituksen perusteella. Kutsuminen hiljaiseen huutokauppaan antaa asiakkaille tietää, mitä huutokaupan lisäksi tapahtuu. Olipa kyseessä illallinen, tanssi, rodeo, mysteeri-teatteri tai jotain täysin odottamatonta, vieraiden on tiedettävä, mitä muuta tapahtuu huutokaupan aikana. Luettelomuotoon olisi sisällytettävä tapahtumien yleinen aikataulu, myös silloin, kun tarjous alkaa ja pysähtyy.
Pukea
Kun vaaditaan virallista vaatetusta muodolliseen tapahtumaan, joka on samanaikainen hiljaisen huutokaupan kanssa, on yleisesti hyväksytty, että kutsua ei tarvitse ilmoittaa "virallisesta vaatteesta". Kutsu asettaa mielialan tapahtumaan tai tapahtumaan. Paperin laatu, käytetty kirjasinlaji ja tapahtuman yksityiskohdat saavat vihjata henkilölle, että heidän täytyy pukeutua muodollisesti ilman, että he tarvitsevat sitä lukea. Vähemmän muodollisia tapahtumia tai virallisia vaatteita, jotka eivät edellytä muodollista pukea, mainitaan asianmukainen vaatetus. "Tule niin kuin olet" tai "puku puku" ovat sopivia tapoja antaa vieraille tietää, mitä heiltä odotetaan.
Lahjoitus tai varainkeräys
Hiljaiseen huutokauppaan tehtävien kutsujen on ilmoitettava asiakkaille, miksi huutokauppa tapahtuu ja miten kerätyt rahat käytetään. Yksinkertaisen lauseen, kuten "Pohjois-valtion poikien ja tyttöjen klubin hyödyttäminen" avulla vieraat tietävät, että he lahjoittavat hyväntekeväisyyteen ja että hyväntekeväisyys ei ole se, joka suoraan tuo tapahtuman. Tällöin tarvitaan erillinen rivi, jossa on "Sponsoroitu" ja tapahtuman aloittaneiden henkilöiden nimi. Jos huutokauppa on varainhankinta samalle organisaatiolle, joka järjestää tapahtuman, sanamuodon pitäisi olla "North State Boys and Girls Clubin varainkeräys" ja jätetty siihen. Jos kaikki tuotot menevät suoraan avustajalle, se olisi ilmoitettava "100%: n saamasta tuotosta", jota seuraa nimi.
Ruoka ja juoma
Useimmissa huutokaupoissa on ainakin alkupaloja ja virvokkeita hiljaisen huutokaupan aikana. Näin ihmiset voivat sekoittua ja tuntea olonsa mukavammaksi. Riippumatta siitä, missä määrin ruokaa on tarjolla, kutsuun olisi ilmoitettava, ettei ihmisillä ole ollut liian paljon tai liian vähän ruokaa etukäteen. "Illallinen tarjotaan" voidaan lisätä kutsun alareunassa tai tuntiillallinen tarjoillaan kutsun ohjelmassa. "Virvokkeita tarjotaan" on kohtelias tapa kertoa asiakkaille huutokauppa on satunnaisempi tapahtuma, eikä sen tarkoitus ole täyttää henkilön ruokahalu tarjouksen aikana.
Muoto ja toimitus
Kutsut tulee sijoittaa kirjekuoriin ja lähettää sen sijaan, että ne esitettäisiin postikortteina, jotta ne säilyttäisivät muodollisuutensa ja ottavat käyttöön kaikki tarvittavat tiedot, jotta vieraat kutsutaan hiljaiseen huutokauppaan. Etiquette kutsujen toimittamista varten on edelleen USPS: n kautta toimitettavaksi 50 osavaltiossa. Jos hiljainen huutokauppa on tiukka budjetti tai hyvin epävirallinen, kädessä toimitetut kutsut ovat sallittuja, mutta ne eivät tuota samanlaista reaktiota oikeuksiin tai oikeuksiin kuin postitse vastaanotettu kutsu.
