Käteinen on enemmän kuin pelkästään kolikoita ja valuuttaa liike-elämässä. Se sisältää myös sekit, luottokorttitapahtumat ja maksumääräykset. Käyttämällä parhaita käytäntöjä käteisvarojen käsittelyssä autat vähentämään virheitä ja varmistamaan vastuullisuuden, vaikka käteisvarasi olisikin pieni. Luomalla ja toteuttamalla käteiskäsittelyn valvontatoimintoja voit luoda tehokkaan prosessin lähtevien maksujen ja saamiesi rahojen hallintaan.
Cash Accountability
Seuraa henkilöitä, joilla on pääsy yrityksen käteisvaroihin, ja huomioi kunkin henkilön käteisvarojen käsittelyyn liittyvät tehtävät. Sinun pitäisi tietää, missä yrityksesi käteinen on aina ja pystyy jäljittämään sääntöjenvastaisuuksia tietyille henkilöille. Voit saavuttaa tämän varmistamalla, että jokaisella maksulla on liikkeeseen laskettu ja tallennettu käteisvastaanotto, joka antaa asiakkaalle kuitin ja dokumentoi siirrot. Valvojan tulee aina hyväksyä mitätöidyt tai palautetut tapahtumat ja tarkistaa käteistalletukset.
Tullin erottaminen
Kun yksi tai kaksi on vastuussa käteisvarojen käsittelystä, petosten riski on suurempi. Erottamalla käteiskäsittelytehtävät useiden henkilöiden kesken, yhdellä henkilöllä ei voi olla määräysvaltaa rahan käsittelyprosessissa. Pyydä eri henkilöitä kirjaamaan käteismaksuja kirjanpitoon, vastaanottamaan rahaa, tallettamaan varoja, sovittamaan käteismaksut kirjanpitotietoihin ja maksamaan laskut. Kun erotellaan käteisen käsittelyn tehtävät, kukin henkilö on vastuussa muille rahan käsittelyprosessissa.
Käteinen sovinto
Kun käytössäsi on käteisvarojen sovittelukäytäntöjä, voit vahvistaa, että työntekijät tallentavat käteissiirrot oikein ja että heillä on valvonta- ja saldojärjestelmä. Sinun tulee tarkistaa pankkisiirrot vähintään kuukausittain käteisvarojen ja talletusten perusteella. Käteismaksujen tallentamisen lisäksi heti, kun ne on vastaanotettu, lasketaan ja tasapainotetaan käteistulosi joka päivä ja verratkaa kaikkia tuloja talletuskorteilla. Suunniteltujen kuukausittaisten käteisvarojen sovittelun lisäksi teet joka kuukausi yllätystarkastuksen kirjanpitotietueista.
turvallisuus
Aina kun yritys käsittelee käteistä, on tärkeää pitää rahat ja työntekijät turvassa. Rahoitusvarojen suojaamiseksi on aina suoritettava taustavalvonta mahdollisille työntekijöille ennen työn tarjousten jatkamista. Pidä aina käteinen lukittuina turvallisessa paikassa ja tarkista rahan käsittelykäytäntösi työntekijän käsikirjassa. Rajoita sellaisten henkilöiden määrää, joilla on pääsy käteisellä niin vähän kuin mahdollista, ja anna vain salasanat ja yhdistelmät hyväksytylle henkilöstölle. Joka vuosi tai aina, kun työntekijä, joka hoitaa käteistä, lähtee yhtiöstä, vaihda kaikki yhdistelmät ja salasanat. Aina kun työntekijä laskee käteistä, hänen pitäisi tehdä se paikassa, jota yleisö tai asiakkaat eivät näe. Kun otat käteistä paikasta toiseen, haluat tehdä talletuksen tai jos yrityksessäsi on suuri kampus, käytä kaverijärjestelmää. Minimoi aina käteesi määrä yrityksessäsi yön yli, joten et tule kärsimään suurta tappiota tulipalon tai varkauden sattuessa.
