Kaupallisten laskujen asianmukainen valmistelu tekee yrityksellesi todennäköisesti enemmän maksua tuotteistaan tai palveluistaan. Perinpohjainen laskutustapa voi myös auttaa ylläpitämään parempia tietueita ja pitämään budjetoinnin radalla.
Luo vakiolomake
Luo kauppalaskumalli, joka sisältää kaikkien asiaankuuluvien tietojen luokat. Täytettävässä lomakkeessa on oltava yrityksen kirjelomakkeet tai logo ja yhteystiedot, mukaan lukien puhelinnumerot ja faksinumerot sekä sähköposti- ja verkkosivuston osoitteet. Sisällytä täplät tilauksen päivämäärän ja laskun päivämäärän, myyjän nimen tai koodinumeron sekä toimeksisaajan lisenssinumeron tai verotunnuksen täyttämiseksi. Luo sarakkeita, joiden avulla voit täyttää myydyille tuotteille määrät, kuvaukset ja hinnat sekä rivikohdan myyntiveron lisäämiseksi ja kokonaismäärän laskemiseksi. Jätä muistiinpanotilaa.
Ole tarkka
Myytyjen palvelujen tai kohteiden erittelyssä on oltava erityisiä. Sisällytä osanumerot, viitenumerot tai kuvaukset, jotka tekevät sinulle ja ostajalle selväksi, mitä laskussa viitataan. Hajota tuntityö ja sisällyttää suoritettujen palveluiden kuvaukset. Näin voit seurata varastotietoja ja työtuotteita ja antaa asiakkaalle mahdollisuuden nähdä yksityiskohtaisen luettelon siitä, mitä häneltä veloitetaan. Jos kyseessä on riita, lasku voi selvittää väärinkäsitykset ja auttaa välttämään maksuviivästyksiä. Mikäli ostotilauksen ostotilauksen numero tai valtuutuskoodi oli mukana tapahtumassa, sisällyttäkää tämä myös.
Siirry verkkoon
Luo kauppalaskun sähköinen versio, jotta laskutusprosessit olisivat nopeampia ja tehokkaampia. Sähköisesti luodut ja sähköpostitse lähetetyt laskut voidaan myös seurata tehokkaasti, varsinkin jos pyydät ”lukukuittausta” seurataksesi, milloin vastaanottaja vastaanotti ja avasi asiakirjan. Näin vältetään mahdolliset laskutapahtumien menetys postissa. Jos annat paperilaskuja, kirjoita postimaksuinen kirjekuori, joka kannustaa maksamaan nopeasti.
Anna maksuvaihtoehdot
Huomaa laskussa, kun maksu on suoritettu, ja merkitse viivästysmaksut. Sisällytä ohjeet laskun maksamiseen, kuten online-optiot, yritystarkastus, kassan sekki, maksumääräys tai yritysluottokortti. Anna suora numero tilinpäätösosastollesi, jos asiakas haluaa tehdä maksun pankkisiirrolla tai pankkikortilla puhelimitse.
