Suunnittelu ja aikataulutus kulkevat käsi kädessä. Suunnitelma on teoria tai yksityiskohdat siitä, miten jotakin projektin kaltaista tehdään. Suunnitelman avulla luodaan etenemissuunnitelma tavoitteen saavuttamiseksi. Aikataulu, joka liittyy suunnitelmaan, osoittaa aikoja ja päivämääriä suunnitelman tiettyihin vaiheisiin.
Suunnittelu
Suunnitelma vaatii lopputuloksen ja on etenemissuunnitelma siitä, miten pääset nykyisestä hetkestä tulevaan tavoitteeseen. Suunnitelmat voivat olla lyhyitä tai pitkäaikaisia. Niihin liittyy aina yksityiskohtia ja erityisiä vaiheita, jotka ohjaavat suunnitelmaa alusta loppuun. Suunnitelmissa pitäisi aina olla tilaa ennakoimattomille tapahtumille; jos esimerkiksi jokin suunnitelman osa riippuu ulkoisesta tekijästä, suunnitelmassa on otettava huomioon tällainen tapahtuma.
aikataulutus
Ajastus on prosessi, jossa määritetään ajat ja päivämäärät tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Aikataulut, kuten suunnitelmat, voivat olla pitkäaikaisia tai lyhyitä. Usein lyhyen aikavälin aikataulut ovat erittäin tärkeitä ja liittyvät pitkän aikavälin aikatauluihin. Kun työskentelet organisatorisella tai institutionaalisella aikataululla, on tärkeää, että hankkeen eri toimijat koordinoivat aikataulujaan ja pääsevät käyttämään toistensa aikatauluja, jotta varmistetaan sujuva työnkulku.
Suunnitelmien yhdistäminen aikatauluihin
Ennalta tehdyn suunnitelman ottaminen ja sen muuttaminen toteutettavaksi aikatauluksi voi olla hyvin monimutkainen tehtävä projektin laajuudesta riippuen. Suunnitelmien on oltava hyvin yksityiskohtaisia ja perusteellisia. Arvioiden on oltava täsmällisiä määritettäessä aikarivejä. Syyllistyä liialliseen varovaisuuteen. Jos asianmukainen arvio ei ole annettu, koko aikataulu voi viivästyä.
Vaihtelut ja varautumiset
Kaikkien suunniteltujen suunnitelmien tulee sisältää ennakoimattomia poikkeamia koskevia säännöksiä. Asiat tulevat esiin, ja suunnitelmassa on oltava säännös tällaisten tapahtumien käsittelemiseksi. Esimerkiksi jos yritys valmistaa uutta tuotetta ja laskee ulkoisen toimittajan osille ja että toimittaja viivästyttää lähetystä, mitä sitten? Suunnitelmalla on oltava ratkaisu tämän tapahtuman käsittelemiseen. Yksi ratkaisu voisi olla hankkeen toinen vaihe, joka tallennettiin myöhemmin.
tekniikka
Suurten hankkeiden hallinnointi voi olla vaikeaa järjestää, varsinkin kun hoidetaan eri osapuolia, työntekijöitä ja resursseja. Tässä prosessissa on joitakin erinomaisia ohjelmia, kuten Microsoft Project. Tämä ohjelmisto voi auttaa sekä suunnittelussa että aikataulussa samalla, kun projekti on joustava muutoksilla, jotka tehdään lennossa, ja samalla koordinoida hankkeeseen osallistuvia.
