Tarjouksen hylkäämiskirjojen kirjoittaminen on yleinen, mutta ei miellyttävä osa liiketoimintaa. Yhtiö kirjoittaa tarjouksen hylkäämisen kirjeen, joka ilmoittaa toiselle yritykselle, että tarjous, jonka asettama yhtiö ei ollut hyväksytty. Kun kirjoitat tämäntyyppistä kirjettä, pidä mielessä, että viestisi tulee olla kohtelias ja suora. Siinä on selitettävä syyt, miksi tarjous hylättiin, ja sen pitäisi myös kertoa, että tämän yrityksen tulevia tarjouksia harkitaan mielellään.
Valmistele kirjaimen otsikko. Sisällytä päivämäärä, yrityksen nimi, yhteyshenkilön nimi ja osoite, jonka tarjous hylättiin.
Käsittele kirje asianmukaisesti ja kunnioittavasti. Kirje on osoitettava käyttämällä sanaa ”Dear”, ja yhteyshenkilön nimi on lueteltava seuraavaksi.
Aloita kirje kiittämällä yritystä tarjouksesta. Tarjouksen hylkäämisen kirjeen tulee olla kohtelias ja kiittää erityisesti yritystä tarjouksen tarjoamisesta. Se voi sisältää myös päivämäärän ja työn, johon tarjous oli tehty.Tarvittaessa sisällytetään lause, jossa todetaan, että tietyt tarjouksen yksityiskohdat olivat vaikuttuneita ja luetellaan ne.
Hylkää yrityksen tarjous. Totisesti toteamalla, että tämän yrityksen tekemää tarjousta ei ole hyväksytty ja että toisen yrityksen tarjous on.
Tarjoa hylkäämisen syyt. Kun olet ilmoittanut, että tarjous hylättiin, anna yritykselle syy tai kaksi, miksi tämä päätös tehtiin. Se voi johtua hinnoista tai heikompilaatuisista tavaroista tai koska kyseinen yritys ei ole vakiintunut. Tämä tarjoaa tarjousyhtiölle mahdollisuuden tietää ongelman ja antaa mahdollisuuden korjata se tulevissa liiketoimintapäätöksissä.
Kannusta yritystä tarjoamaan jälleen tulevaisuudessa. Sulje kirje jättämällä oven tulevaisuuden mahdollisuuksiin. Tämän ansiosta tarjouksen tekijä tietää, että tulevat tarjoukset ovat tervetulleita ja että on aina mahdollista, että tulevaa tarjousta harkitaan ja mahdollisesti hyväksytään.
Kirjoita kirjain. Käytä sanaa "Vilpittömästi", kun suljet kirjaimen ja allekirjoitat nimesi. Liitä kirjeeseen käyntikortti, joka kannustaa tarjoajaa jatkamaan tarjouksia tulevista projekteista.
