Organisaatiot eivät voi hyväksyä kaikkia saamiaan ehdotuksia, ja sen vuoksi niiden on kirjoitettava kirjeitä, joiden avulla yritykset ilmoittavat hylkäävänsä ehdotuksensa. Tätä käsitellään usein sähköpostitse. Yritys, joka kieltäytyy tekemästä ehdotuksia, luo kirjeen ja lähettää sähköpostiviestit asianomaisille yrityksille. Joka kerta, kun yritys kirjoittaa kieltäytymiskirjeen, sen on otettava huomioon useita keskeisiä kohtia, kuten kirjaimien diplomaattisen, vilpitön ja lyhyt pitäminen.
Käytä kohteen riviä. Kun kirjoitat sähköpostia, on mahdollisuus täyttää aihe aihealueella. Kun kirjoitat ehdotuksen kieltäytymiskirjeestä, ilmoita henkilölle, mitä sähköpostiviesti koskee. Sen ei tarvitse sisältää sanoja "ehdotuksen hylkääminen", vaan se voi esittää jotain vastauksena ehdotukseenne.
Pidä muotoilu yksinkertaisena. Älä käytä kuvitteellisia kirjasintyyppejä tai minkäänlaista erityistä muotoilua. Käytä tavallista muotoilua, jota useimmat sähköpostit sisältävät, ja pidä sanat tasaisesti vasemman reunan kanssa.
Osoita sähköpostiosoite. Aloita sähköposti lähettämällä se yhteyshenkilölle, joka kirjoitti alkuperäisen ehdotuksen. Jos ehdotuksessa ei ole tiettyä yhteyshenkilöä, lähetä se yrityksen henkilöstöosastolle.
Ilmoita sähköpostin tarkoitus. Ole selkeä, suora ja diplomaattinen, kun aloitat kirjeen. Kerro lukijalle, että kirjoitat tätä kirjettä valitettavasti ilmoittamalla hänelle, että yrityksesi kieltäytyy tekemästä hänen tai hänen yrityksensä esittämää ehdotusta. Muista sisällyttää yrityksen nimi ja alkuperäisen ehdotuksen tarkoitus.
Sisällytä syy. Kielteisen kirjeen pitäisi olla vilpitön ja sydämellinen. Tämän vuoksi useimmat yritykset sisältävät syyn, joka selittää, miksi he kieltäytyvät ehdotuksesta. Syyt vaihtelevat ehdotusten hylkäämisestä, mutta ne liittyvät yleensä kustannuksiin.
Tarjoa positiivisia toiveita lukijalle.Kerro lukijalle, että haluatte hänelle ja hänen liiketoiminnalleen hyvin tulevaisuudessa ja pyytää häntä tarjoamaan ehdotuksia yrityksesi tulevista hankkeista.
Kirjoita kirjain. Kirjoita sähköpostiviestin lopussa kirjain "Ystävällisin terveisin", jota seuraa nimesi ja nimesi.
vinkkejä
-
Varmista aina, että korjatat liikekirjeitä ennen niiden lähettämistä. Älä sano negatiivisia asioita yrityksestä, vaan yritä pitää kirjain positiivisena.
