Tervehdys on kirjeen tervehdys. Näin osoitat vastaanottajalle, ja se asettaa viestin äänen muulle sisällölle. Liiketoiminnassa näinä päivinä suurin osa kirjeenvaihdosta tapahtuu sähköpostitse. Postia käytetään kuitenkin edelleen joillakin toimialoilla ja tietyntyyppisillä liiketoiminta-asiakirjoilla. Kummassakin tapauksessa on tärkeää käyttää oikeaa tervehdystä osoittamaan kirjeen vastaanottajalle ja ottamaan hänet vastaan viestinnän alussa.
vinkkejä
-
Asianmukainen tervehdys liikekirjeille riippuu asiakirjan sävystä riippumatta siitä, onko se tulostettu vai sähköpostiviesti, ja toimitettavan viestin luonteesta.
Miten valita Business Letter Greeting
Päättäminen siitä, mitä tervehdystä käyttää liikekirjeessasi, riippuu muutamasta tekijästä. Ensinnäkin selvitä keskusteltavan asian luonne. Tarvitseeko se muodollisen sävyn tai epävirallisen? Esimerkiksi työpaikkahakemus yrityksessä on muodollinen liiketoimi ja vaatii liikekirjan, jossa on virallinen tervehdys. Toisaalta kollegan lähettäminen sähköpostitse, milloin tavata lounas, ei vaadi virallista tervehdystä. Vastaavasti sellaisen asiakkaan lähettäminen, jolle et ole puhunut aiemmin, saattaa vaatia muodollisempaa sävyä verrattuna puhumiseen sellaisen kumppanin kanssa, jonka kanssa teet säännöllistä liiketoimintaa.
Toinen tekijä, joka on otettava huomioon, kun päätetään käyttämästä tervehdystä, on koko viestin sävy. Tervehdys on vastaanottajan lukeman liiketoiminnan kirjeen ensimmäinen osa, joten se asettaa olennaisesti koko viestin äänen. Valitse tervehdys huolellisesti sen äänen perusteella, jonka haluat välittää. Lisäksi käyttämäsi tervehdys riippuu siitä, mitä tiedät ja tiedät vastaanottajalta. Haluatko tietää henkilön nimen, sukupuolen, ammatin ja valtakirjojen merkityksen tervehdyksen valinnassa.
Ottaen huomioon Business Letter -muodon
Käyttämäsi tervehdys voi riippua myös kirjeenne muodosta. Esimerkiksi, lähetätkö viestisi postitse tai sähköpostitse, voi vaikuttaa valitsemallesi tervehdykselle. Lisäksi kirjeen tyyppi määrää myös käyttämäsi tervehdyksen. Esimerkiksi postilähetyksellä lähetettävässä yritysehdotuksen johdantokirjeessä voi olla paljon muodollisempi tervehdys kuin yrityksenlaajuinen muistio, joka lähetetään sisäiseen luetteloon sähköpostitse. Sinun on myös harkittava, lähetätkö yrityksesi kirjeen yhdelle henkilölle tai usealle henkilölle, koska se vaikuttaa valitsemasi tervehdykseen.
Liikekirjan vastaanottaja
Ennen kuin aloitat yrityksesi kirjeen, selvitä, kenelle lähetät viestin. Jos kirjoitat henkilölle, on tärkeää tietää hänen täydellinen nimi oikean oikeinkirjoituksen avulla. Jos vastaanottajalla on sukupuolineutraali nimi kuten Alex tai Pat, organisaation kutsuminen ja sukupuolen selvittäminen voi säästää mahdollisia hämmennyksiä tulevaisuudessa. Jos et ole tietoinen henkilön sukupuolesta, voit pudottaa kohteliaisuuden artikkelin tervehdyksesi.
Jos yrityksesi kirje on vastaus viestiin, jonka vastaanottaja on jo lähettänyt, kiinnitä huomiota siihen, miten he allekirjoittivat nimensä. Jos heidän nimensä on Cassandra ja he allekirjoittivat kirjeensa "Cass", saatat olla taipuvainen ottamaan hänet "Cassiksi". Tämä riippuu suhteesi luonteesta ja kirjoittamastasi asiakirjasta. Älä lyhennä jonkun nimeä, ennen kuin sitä pyydetään tekemään.
Sukupuolikohtaisia nimikkeitä käytetään
Joissakin tapauksissa voit käyttää sukupuolikohtaisia nimikkeitä osana tervehdystäsi. "Herraa" käytetään mieheksi ja edeltää hänen sukunimeään - "Mr. Smith, ”. Käytä naimisissa olevaa naista varten ”Mrs.” ennen sukunimeä. Naimattomalle naiselle, voit käyttää "Miss". Kun kirjoitat naiselle tuntematta hänen siviilisäätyään, voit käyttää "Ms", kuten "Ms Smith."
Ennen kuin päätät käyttää sukupuolikohtaisia nimikkeitä, harkitse, onko kielesi kattava. Jotkut eivät välttämättä tunnista miehiä tai naisia tai voivat tunnistaa vastakkaisen sukupuolen. Jos et tiedä tai et ole varma tilanteesta, voit jättää sukupuolikohtaisen kielen kokonaan kirjeenvaihtoon.
Viralliset tervehdykset
Yleisimpiä virallisia tervehdyksiä liiketoiminnassa on "Dear." Voit käyttää tätä tervehdystä useilla tavoilla:
- Hyvä herra Smith
- Hyvä John / Jane
- Hyvä Ms./Mrs. seppä
- Hyvä John Smith
Miten osoitat vastaanottajan nimen riippuu liikekirjan muodollisuudesta ja suhteestasi hänen kanssaan. ”Hyvä” voidaan käyttää sekä tulostus- että sähköpostiliiketoiminnoissa, samoin kuin tervehdys ”To”. ”Hei” on toinen virallinen tervehdys. Tätä käytetään yleensä sähköpostissa eikä postitse.
Epäviralliset tervehdykset
Vähemmän muodollisia tervehdyksiä voidaan käyttää liiketoimintaympäristöissä. Kuitenkin, ovatko ne hyväksyttäviä, riippuvat organisaation kulttuurista, kirjeen saajasta ja viestin luonteesta.
Organisaatioissa, joissa ei ole virallista hierarkiaa tai pieniä yrityksiä, joilla on vain kourallinen työntekijöitä, jotka tuntevat toisensa hyvin, ei välttämättä tarvita virallisia tervehdyksiä. Yleisesti ottaen sisäisessä kirjeenvaihdossa kollegoiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa, joiden kanssa olet tuttu, on hyvä käyttää ”Hi John” tai ”Hey Jane”, varsinkin kun viestiä sähköpostitse.
Huomaa, että vaikka organisaation kulttuuri olisi epävirallinen, saattaa olla joitakin tapauksia, joissa vaaditaan virallista tervehdystä, kuten puhuttaessa uuden asiakkaan tai sidosryhmän kanssa tai haettaessa työtä.
Tervehdykset tuntemattomalle vastaanottajalle
Joskus liikekirjeä kirjoitettaessa et ehkä tiedä vastaanottajan nimeä. Tällöin yritä soittaa organisaatiolle etukäteen saadaksesi selville, kuka voi tarkastella yrityskirjaasi, ja kirjoita muistiinpanosi vastaavasti. Voit myös tarkistaa yrityksen verkkosivuston, jos haluat selvittää, voitko saada nämä tiedot. Jos et pysty selvittämään vastaanottajan nimeä, voit lähettää yrityskirjeesi yleisluontoisia tervehdyksiä, kuten:
- hyvä herra tai rouva
- Joita se voi koskettaa
- Vuokrauspäällikölle
Tervehdykset useille vastaanottajille
Käsitellessäsi useita kirjeitä vastaanottajia, räätälöi tervehdys mukaan lukien useita nimiä, kuten kirjoittamalla ”Hyvä Jane ja John” tai ”Herra ja rouva Smith.” Jos luettelossa on useampi kuin kaksi nimeä, saatat halua luopua nimistä kokonaan ja käyttää yleistä tervehdystä, kuten:
- Hyvä tiimi
- Hei kaikki
- Henkilöstöosastolle
- Hyvä Blue-Sky Corporation
Ohjeet tiettyjä nimikkeitä varten
Henkilön ammatti tai koulutus voi vaatia sinua käsittelemään heitä tiettyyn tapaan yrityksesi tervehdykseen kirjeen muodollisuudesta riippuen. Yleensä tämä koskee papiston jäseniä, lääketieteen ammattilaisia, tutkijoita, sotilashenkilöstöä ja valittuja virkamiehiä.
Jos esimerkiksi kirjoitat henkilölle, jolla on lääketieteellinen tutkinto, käytä ”Dr.” ennen hänen sukunimeään, kuten ”Dr. Smith. ”Kun kirjoitat professorille, tuomarille, rabbille, imamille tai pastorille, kirjoita täydellinen nimi ennen sukunimeään, kuten” Hyvä pastori Smith. ”Kun kirjoitat armeijan jäsenille, on asianmukaista käyttää heidän täyttä sijaintia ja sukunimi tervehdyksessä, kuten ”Hyvä kenraalimajuri Smith” tai ”Hello Captain Smith”.
Tervehdyksen muotoilu liikekirjan sisällä
Kun kirjoitat kirjainta, voit lisätä joko kaksoispisteen tai pilkun tervehdyksen jälkeen. Kaksoispiste on muodollisempi valinta, kun pilkua käytetään epäviralliseen kirjeenvaihtoon. Kirjeesi ensimmäinen kohta alkaa seuraavan viikon tervehdyksen jälkeen, esimerkiksi:
Rakas John, Ensimmäinen kappale
