Kun yritykset määrittävät tarvetta hankkia materiaaleja tai hankkia korjauksia, ostoagentti tai omistaja pyytää tarjousta - tai hankintamenon ja / tai tietyn työn laajuuden. Omistajan tai asiamiehen on tavallista pyytää tarjousta useilta kilpailevilta yrityksiltä, jotta he voivat löytää parhaan myyjän. Kun voittanut urakoitsija on valittu, on ammattimainen kohteliaisuus ilmoittaa epäonnistuneille tarjoajille aikomuksistasi. Muista, että saatat haluta, että myyjät tarjoavat tulevia projektejasi.
Tausta
Ensisijainen tarjouspyyntö, joka tunnetaan ammattimaisesti tarjouspyynnönä (RFQ), on työn laajuuden kuvaaminen. Koska ostoagentti tarkistaa ja hylkää esitetyt tarjoukset, sinun on oltava tietoinen siitä, mitä työtä suoritetaan ja mikä on odotettu tulos, joten tiedot voidaan välittää lähettävälle yritykselle.
Omistaja tai ostaja haluaa myös ottaa huomioon ajatuksen siitä, mitä hanke maksaa. Jos tutkimus ja arvio, että katon korjaus läänin vankilassa pitäisi maksaa alle 350 000 dollaria, ja tarjoukset palautuvat yli 500 000 dollariin - tarkistat tiedot. Sinulla voisi olla epärealistinen budjetti, tai tarjousyhtiöt voisivat olla vain ylihinnoiteltuja.
Hylkäämiskirja
Jos tarjoukset ovat liian korkeat, käännä ne alas. Muista, että haluatte tehdä liiketoimintaa näiden yritysten kanssa tulevaisuudessa, et halua jättää heidät miettimään. On ammattimainen ja kohtelias lähettää vakiolomakkeen hylkäyskirje.
Tarjous uudelleenhinnoitteluun
Saattaa olla aikoja, jolloin ehdotus jätetään pois merkistä. Ehkä myyntiedustaja tai urakoitsija ymmärsi väärin työn laajuuden, tai ehkä olet päättänyt poistaa osan työstä. Lähetä oikea kirje, jossa pyydetään uudelleenhintatarjousta. Tarjoa asiakirjasi ehdotuksia, selvennyksiä tai muutoksia tarjoajalle.
Hylkää kaikki
Joskus on mahdollista, että kaikki tarjoukset tulevat liian suuriksi. Kun näin tapahtuu, sinun on lähetettävä kirje kaikille tarjoajille, jotka ilmoittavat, että kaikki lainausmerkinnät hylätään, ja ilmoittaa heille päivämäärä, jolloin uudet ilmoitukset hyväksytään.
Poistaminen erittelyn vuoksi
Joidenkin yritysten, erityisesti voittoa tavoittelemattomien järjestöjen, on noudatettava hyvin yksityiskohtaista ehdotusprosessia. Tennesseen yliopisto edellyttää esimerkiksi, että tarjoajat toimittavat ehdotuksensa kirjekuoressa, joka on merkitty tarjoajan nimen, osoitteen, tarjouspyynnön ja urakoitsijan lisensointitietojen kanssa. Kun saat lainausmerkkejä, joissa ei ole asianmukaista tietoa, kuten palautetaan, palauta hakemus vain lyhyellä lomakkeella, jossa selitetään, ettei hakuprosessia noudatettu oikein.
