Yleisön tunteminen on avain kirjeen kirjoittamiseen yrityksen tai organisaation esittelemiseksi. Sinun aikomuksesi on toinen tärkeä tosiasia, kun kirjoitat tehokkaan yritysviestinnän, joka välittää lukijalle organisaation tarkoituksen ja rakenteen. Johdanto-kirjeen tarkoitus vaihtelee yrityksesi saapumisesta yhteisön kartalle hyväntekeväisyysjärjestöön, joka pyytää rahoittajia ja luontoissuorituksia avunantajilta ja vapaaehtoisilta.
Luo johdantokirje saamaan yrityksen ylimmän johdon sekä markkinointikonseptien tuntevan henkilön tai organisaation markkinoinnista vastaavan henkilöstön jäsenen. Yrityksen johtaja tai perustaja voi antaa tietoa yrityksen tarkoituksesta ja siitä, miksi se on perustettu, ja markkinointisi guru voi valaista, miten valittaa yrityksen asiakaskuntaan.
Äänestäkää esittelykirjeesi paras muoto. Jos organisaatiossasi on vahva sosiaalisen median verkko ja perinteinen viestintä mieluummin tukeva asiakaskunta, laadi kaksi versiota esittelykirjeestäsi. Luo yksi viesti, joka menee viraaliksi ja toinen, joka sopii paremmin kopiointiin.
Rakenna ensimmäinen kappale yleisön kanssa. Valitus filantropeille, joilla on avaus kuten "Joka vuosi ABC Foundation auttaa tuhansia siirtymään joutuneita naisia jälleenrakentamaan elämäänsä." Tulevien yritysten omistajat arvostavat kuitenkin yrittäjähenkisyyttä esittelystä, joka selittää organisaation nöyriä alkuja, kuten "XYZ Corporation aloitti Steve Wilsonin autotallissa harrastuksena kaksi vuosikymmentä ennen kuin keskimääräinen amerikkalainen voisi varaa kotitietokoneen." Voit kuvata organisaation alkuperää tai perustaa käyttämällä ensimmäistä kohtaa.
Luo johdantokirjeen toinen kohta selittääksesi, mitä yrityksesi tai organisaatiosi tekee - jos harjoittelet alityöllistettyjä tai työttömiä työntekijöitä, kuvailkaa tarjoamiesi työpaikkojen koulutusta. Samoin, jos myyt tuotteita globaaleille markkinoille, kuvaile monia maita, joita yrityksesi vaikuttavat jakamalla tuotteitaan asiakkaille ympäri maailmaa.
Luo kuva organisaatiosi rakenteesta kolmannessa kohdassa. Vältä yksinkertaisesti viitaten organisaatiokaavioon - esittelykirjeessä ei pitäisi olla liitetiedostoja. Kuvaile johtoryhmää ja miten jokainen tiimin jäsen osallistuu yritysstrategian kehittämiseen. Kerro lukijoillesi yrityksen osastotoiminnoista ja siitä, miten yksiköt toimivat. Hyväksy inhimillinen pääomanne; selitä, miten työntekijöiden pätevyys ja asiantuntemus ja miten ne edistävät organisaation menestystä. "XYZ Oyj: n työntekijöillä on yhdistetty 75 vuoden kokemus tietoverkkojen ja ohjelmistojen kehittämisestä" on esimerkki työntekijöiden ammattitaidon tunnustamisesta.
Kierrä kirjeenne neljännessä kappaleessa uudelleen esittämällä käyttöönoton tarkoitus. Jos olet uusi yritysyhteisössä, kutsu asiakkaita ja jopa muita yrityksiä lopettamaan kauppaasi tai käymään sivustossasi. Tutustu organisaation tarkoitukseen, sen aikaisempiin menestyksiin ja pyydä lahjoituksia varten esittelykirje, joka pyytää lahjoitusta. Ota lukijat mukaan saadaksesi lisätietoja yrityksestä ja organisaatiosta.
Valmistele allekirjoituslinja yrityksesi korkeimmalle johtajalle tai organisaation johtajalle. Mikäli se on mahdollista, valmistele kopioita kirjeestä yksilöllisille ja alkuperäisille allekirjoituksille - ne lisäävät lämpimän ja henkilökohtaisen kosketuksen yritysviestintään.
