Työntekijöiden työaikataulut ovat kriittisiä, kun otetaan huomioon palkkojen kirjaaminen, kertaluonteiset erät ja työntekijöiden poissaolot. Monet työnantajat tallentavat työntekijöidensä ajan- ja palkkaselvitystiedot palkanlaskennan menetelmään. Historialliset tiedot ovat hyödyllisiä, jos sinun on tarkistettava työntekijöiden palkat, veronpidätykset ja palkanlaskennat. Liittovaltion laissa säädetään kuitenkin, kuinka kauan työnantajien on säilytettävä työllisyysrekisteri, joka sisältää myös ajan, jonka aikana työnantajien tulisi myös säilyttää aikarekisterit. Liittovaltion lakien mukaan työnantajien olisi säilytettävä aika-arkit vähintään kahden vuoden ajan.
Työseloste sisältää tietoja työntekijän työtehtävistä, suorituksesta, kurinalaisuudesta tai korjaavista toimista sekä sopimuksista tai sopimuksista, kuten työehtosopimuksesta tai työsopimuksesta. Korvaustiedot ovat myös osa työntekijän ennätystä sekä aikarekisterit, jotka yleensä sisältävät henkilökohtaisia tietoja, kuten työntekijän sosiaaliturvatunnus, palkkakorko, vapautettu tai ei-vapautettu luokittelu, loma tai maksettu viivästyskorko, ja joissakin tapauksissa ylitöitä tai erilainen palkka.
Timesheets Are Employment Records
Työnantajan kirjanpitokäytännöistä riippuen aika-arkit ovat osa työllisyysrekisteriä tai tallennettu erikseen palkanlaskennaksi. Aikatauluja ja työaikatauluja pidetään joko työllisyysrekisterinä ja siksi niihin sovelletaan tiettyjä lakeja, jotka antavat työnantajien kirjanpitovelvoitteita.
Fair Labour Standards Act
Työntekijät, joihin sovelletaan oikeudenmukaisen työn standardeja koskevaa lakia, on noudatettava vähimmäispalkkaa, ylityökorvausta, vapautettua ja ei-vapaata luokitusta koskevia sääntöjä ja kaikkea työntekijöiden palkkaa koskevaa kirjanpitoa. FLSA ei vaadi erityistä muotoa työntekijöiden työaikataulukkojen säilyttämiseksi, mutta virasto vaatii, että työnantajat pitävät tiettyjä yksityiskohtaisia tietoja työntekijöiden ajasta ja palkasta.
Tietueen säilyttäminen
Palkkaselvitysten ja ammattiyhdistyssopimusten kirjanpidollinen säilyttäminen on kolme vuotta. Aikataulukoissa ja tietueissa, jotka sisältävät erityisiä tietoja, kuten työpäiviä, vähennyksiä, pidätyksiä ja muita yksityiskohtia, vaatimus on kaksi vuotta. Henkilöresurssien parhaita käytäntöjä suositellaan säilyttämään kaikki työntekijöiden palkkoja ja korvauksia koskevat tiedot kolmen vuoden ajan, koska asiakirjojen päällekkäisyys työnantajien on säilytettävä kahden vuoden ajan ja kirjattava, että työnantajien on säilytettävä kolme vuotta.
On olemassa erillisiä vaatimuksia siitä, minkä tyyppisiä asiakirjoja työnantajien olisi säilytettävä vapautetuille työntekijöille; kuitenkin työnantajien etujen mukaista on pitää kirjaa samalla tavalla ja yhtä kauan. Näin työnantajat hyötyvät, jos kysymykset liittyvät verovapautettujen ja ei-vapaiden työntekijöiden vertailuun. Kun työnantajat pitävät työntekijöiden tietueet täysin erilaisen prosessin perusteella kuin ei-maksuttomia työntekijöitä, on vaikea perustella verovapaan ja ei-maksuttoman maksun HR-käytäntöjä, jos tietueita ei ylläpidetä johdonmukaisesti samaan aikaan.
EEOC Recordkeeping Rules
Liittovaltion hallitus tekee työnantajille helpon selvittää, mitä heidän on säilytettävä, ja kuinka kauan sen on luotava samankaltaisia, virastojen välisiä kirjanpitosääntöjä. USA: n Equal Employment Opportunity Commission valvoo syrjinnän vastaisia lakeja, ja se edellyttää osana täytäntöönpanoviranomaista, että työnantajat pitävät palkka- ja muita työsuhteita kolmen vuoden ajan. Itse asiassa EEOC sanoo, että kirjaa, joka voisi tulla osaksi tasa-arvolain mukaista vaatimusta, olisi säilytettävä vähintään kolme vuotta. Työllisyysrekisterit, mukaan lukien aikarekisterit, jotka ovat osa virallista syrjinnän vastuuta, on säilytettävä lopulliseen ratkaisuun saakka.
