Yrityksenä on säilytettävä tietyntyyppiset paperityöt, kuten työtietoja ja laskuja, sekä liike- että oikeudellisista syistä. Joissakin tapauksissa kauppiaan on myös säilytettävä jäljennökset kädessä olevista luottokorttituloista jonkin aikaa. Opi, milloin on turvallista heittää nämä tulot liiketoiminnan aikana.
Luottokorttitilit
Kun asiakas ostaa tuotteen tai palvelun yritykseltäsi luottokorttinsa avulla, sinun on yleensä toimitettava hänelle painettu kuitti hänen tietueistaan - varsinkin silloin, kun on kyse suorasta kaupasta. Kuitti sisältää tapahtuman määrän, hyväksymiskoodin, luottokortin haltijan nimen ja paikan asiakkaan allekirjoitukselle. Säilytät myös kopion allekirjoitetusta kuitista tietojesi osalta.
Miksi pitää ne?
Jos tapaus syntyy, jos asiakas kiistää luottokorttimaksun yritykseltäsi, olet vastuussa kauppiaana siitä, että se on pätevä. Yksi ensimmäisistä kohteista, joita asiakkaan pankki pyytää, on kopio luottokortin kuitista, joka liittyy tapahtumaan. Kauppapalveluntarjoajan täytyy myös nähdä allekirjoitettu kuitti, jotta se voi tutkia riidan puolestasi. Jos asiakkaan kiista on hyväksytty, koska et voi antaa kopiota allekirjoitetusta myyntitodistuksesta, sinun on maksettava kalliita takuumaksuja ja menetettävä myös myynnin määrä sekä myyty tuote tai palvelu.
Milloin Toss
Asiakkaiden välisten riitojen takia ei ole järkevää heittää pois luottokorttimyyntitodistus vain siksi, että kauppa on poistanut kauppiastilisi - vaikka olet jo saanut rahat myynnistä. Pankit antavat asiakkaille yleensä noin 60 päivää aikaa kiistää oikeudenmukaisen luoton laskutuslain mukainen maksu. Se on turvallinen veto pitää luottokortin kuitti vähintään kolmen kuukauden ajan. Jos tarvitset myyntituloja erityisesti yritysverotukseen liittyvistä syistä, säilytä ne vähintään kuusi vuotta.
Varastojen vastaanottaminen
Jos sinun täytyy säilyttää nämä myyntitodistukset, säilytä ne turvallisessa, lukitussa paikassa, koska ne sisältävät arkaluonteisia asiakastietoja. Pidä nämä arkaluonteiset tiedot poissa luvattomilta työntekijöiltä ja ulkopuolisilta henkilöiltä, jotta luottokorttiin liittyvistä petoksista tai varkauksista ei aiheudu ongelmia. Kauppapalvelusopimuksessasi voidaan määritellä erityiset säännöt, joiden mukaan luottokorttitietoja voidaan hallita ja tallentaa asiakkaille maksukorttialan tietoturvastandardin ohjeiden mukaisesti. PCI DSS on organisaatio, joka antaa ohjeita asiakkaan luottokorttitietojen hallintaan.
