Useimmat yritykset valmistelevat vuosittaisen liiketoimintasuunnitelman, johon sisältyy taloudellinen ennuste, jota kutsutaan myös yrityksen budjetiksi. Suunnitelma tai budjetti on hallintatyökalu, jonka avulla yritys voi suunnata strategisesti. Se osoittaa, mitä toimenpiteitä tarvitaan valittujen strategioiden toteuttamiseksi - ja kuinka paljon nämä vaiheet tai toimet maksavat - ja ennustaa tulojen ja voiton, jonka odotetaan johtuvan niiden toteuttamisesta. Kun todelliset taloudelliset tulokset tulevat saataville, yleensä kunkin kuukauden lopussa, näitä tuloksia verrataan budjetoituihin lukuihin talousarvion vertailukertomuksissa.
Valmistautuminen
Todelliset taloudelliset tulokset valmistelee yhtiön tilinpäätösosasto. Talousarviot voidaan laatia myös kirjanpito, tai budjettivalmistelusta vastaa erikoistunut rahoitussuunnittelu- ja analysointiosasto. Talousarviot on suunniteltu siten, että ne ovat samassa muodossa kuin kuukausitilinpäätös, joten todellisten tulosten vertailu talousarvioon on helpompaa. Nämä järjestelmät on yleensä automatisoitu, joten kun budjettiluvut on syötetty, vertailuraportit luodaan automaattisesti heti, kun kirjanpitotiedot ovat saatavilla.
Arvo
Budjetoitujen ja todellisten lukujen väliset erot paljastavat yrityksen johdolle tärkeitä tietoja siitä, miten yritys toimii. Ihannetapauksessa budjetti valmisteltiin huolellisesti, jotta se voisi olla mahdollisimman tarkka ennusteena siitä, mitä yritys pystyy saavuttamaan tulevana vuonna. Kun budjettivertailuraportit osoittavat merkittäviä poikkeamia, se tarkoittaa joko talousarvion valmisteluun käytettyjä oletuksia virheellisesti tai liiketoimintaympäristö muuttui odotetusta. Talousarvion vertailuraportit antavat johtoryhmälle mahdollisuuden tunnistaa nopeasti ongelmatilanteet.
Analyysi ja tulkinta
Suurissa yrityksissä, joissa on monta osastoa ja useita toimialoja, tuotettujen kirjanpito- lausuntojen määrä voi olla valtava, mikä tarkoittaa myös sitä, että budjettivertailuraporttien määrä on suuri. Kirjanpito- tai taloushenkilöstö ottaa nämä tiedot käyttöön ja laatii yhteenvetoraportit ylimmälle johdolle tarkistettavaksi. Nämä kuukausittain laaditut raportit sisältävät kertomuksen keskusteluista tuloksista ja tärkeimpien poikkeamien syiden analysoinnista. Raportissa on kaaviot ja kaaviot, jotka kuvaavat keskeisiä suuntauksia, joita ylimmän johdon on tarkasteltava ja keskusteltava. Jos budjetin kustannukset ovat korkeammat, budjettivaihteluraporttien valmistelusta vastaavien analyytikkojen on palattava takaisin kirjanpitolokin merkintöihin kyseisenä ajanjaksona paljastamaan erityiset syyt poikkeamiin. Tulojen poikkeavuuksien analysointi edellyttää, että yksikkömyynti oli budjetoitua pienempi tai yksikköä kohden saatu keskihinta oli odotettua pienempi.
Korjaava toimenpide
Tarkasteltuaan budjettivertailukertomuksia ylimmän johdon on määritettävä, ovatko varianssit riittävän merkittäviä korjaavien toimien toteuttamiseksi. Yksi ongelma on, ovatko varianssit kertaluonteisia epätavallisia tapahtumia tai osa toistuvaa kuviota. Jos yhden tuotteen myynti laskeutuu budjetin alle useita kuukausia, markkinointistrategia voi muuttua, jotta myynti saadaan takaisin raiteilleen. Vaihtoehtoisesti tulojen puute voi johtua tekijöistä, jotka eivät kuulu yrityksen valvontakyvyn piiriin, kuten yleinen talouden taantuma. Tällöin vastaus voisi olla budjetoitujen menojen vähentäminen, jotta voidaan pienentää talousarvion ja todellisten tulosten välistä kuilua tulevina kuukausina.Ylin johto käsittelee korkeampia budjetoituja kustannuksia tapaamalla johtajat, joiden yksiköt olivat vastuussa vaihteluista, ja kysyi, miksi ne tapahtuivat.
