Projektin määräajan puuttuminen voi vahingoittaa asiakassuhdettasi ja maksaa yrityksellesi. Joskus viiveet ovat kuitenkin väistämättömiä. Tapa, jolla voit rikkoa uutiset, voi tehdä eron suhteesi vahvistamisen ja sen tuhoamisen välillä. Jos lähestyt asiaa oikealla tavalla, voit vahvistaa asiakkaan luottamusta ja vakuuttaa hänelle, että teet kaiken mitä tarvitset projektin loppuun saattamiseksi.
Tarkista säännöllisesti
Sen sijaan, että olisit odottanut, että sinulla on ongelma koskettaa tukiasemaa asiakkaasi kanssa, lähetä viikoittaiset edistyspäivitykset ja ajantasainen aika. Koska olet kommunikoinut hänen kanssaan usein, se ei ole yhtä suuri isku, kun ilmoitat hänelle viivästyksestä. Jos on selvää, että törmäät häiriöihin, ilmoita asiasta asiakkaalle ja anteeksi heti. Anteeksipyynnölläsi on suurempi vaikutus, jos se toimitetaan aikaisin kuin jos asiakas saa sen määräajan umpeutumisen jälkeen.
Tunnista epämukavuus
Anna asiakkaasi tietää, että ymmärrät ongelmat, joita viive aiheuttaa hänelle. Tämä osoittaa, että otat tilanteen vakavasti ja että olet huolissasi siitä, miten se vaikuttaa häneen. Vahvista asiakkaalle myös, että sinulla on ongelma ja et anna sen tapahtua uudelleen. Tämä tekee hänestä todennäköisemmin kiinni yrityksesi sijasta löytää jonkun toisen projektin loppuun saattamiseksi. Kerro hänelle esimerkiksi: ”Tiedän, että olet laskenut tämän hyvissä ajoin ennen vuosittaista yhtiökokousta. Olemme tunnistaneet ongelman ja teemme kaikkemme sen loppuun saattamiseksi."
Onko suunnitelma
Sen sijaan, että vain sanot, että työsi on myöhässä, anna asiakkaalle uusi valmistumispäivä. Tämän ansiosta hän voi säätää aikajanansa ja mukauttaa muutoksen. Hänellä on enemmän luottamusta kykyihisi, jos sinulla on selkeä aikataulu kuin jos vain sanot, ettet tiedä, milloin olet tehnyt. Kuvaile myös, mitä teet hankkeen hankkimiseksi takaisin. Anna asiakkaan tietää, että tiedät, mikä on vialla, ja että olet käsitellyt ongelmat ja sinulla on suunnitelma hankkeen palauttamiseksi aikataulun mukaisesti.
Minimoi vaurio
Kun kerrot asiakkaalle viivästyksestä, tarjoa hänelle jotain korvaamaan haittaa. Tarjoa hänelle esimerkiksi alennusta kyseisestä projektista tai tulevasta hankkeesta, joka kannustaa häntä antamaan sinulle toisen mahdollisuuden. Voit myös halutessasi heittää lisää kohteita tai palveluja maksutta. Tämä osoittaa, että haluat tehdä muutoksia ja korjata suhdetta ja antaa asiakkaalle konkreettista hyötyä, kun annat sinulle toisen mahdollisuuden.
