Jokainen kokous tai projekti on menestyksekkäämpi, jos tehtävät määritetään kokouksen aikana ja päätetään kokouksen ulkopuolella. Noudattamalla yksinkertaista 3W-kaavaa (mitä, kuka ja milloin) kokoustoimenpiteille, mahdollisuudet saada tuottavaa työtä toteutetaan kokouksen ajan ja ajankohdan ulkopuolella kasvavat. Asianmukainen toimeksianto voi vähentää seurantaan liittyviä ongelmia. Hyvä toimeksianto auttaa testaamaan hyviä ideoita ja ratkaisuja ongelmiin sekä toteuttamaan kokouksen aikana tehdyt päätökset.
Tarvittavat kohteet
-
Paperi tai merkintäkortti
-
Pen tai Dry-Erase -merkinnät
Ennen kokouksen päättymistä tarkista kokouksessa havaitut toimet ja selvittää, tarvitaanko myös muita tehtäviä. Aloita MITÄ toimenpiteet ovat. Kysy ryhmältä "Mitkä ovat toimet, joita meidän on tehtävä saadaksemme suuria projektituloksia?" Tämä auttaa ryhmää ymmärtämään, mitä on tehtävä ja miksi se on tärkeää projektille tai tiimille. Toimi toimenpideohjelman sanamuodossa ja varmista, että käytät toiminta-verbejä ja olette valmiita antamaan yksityiskohtaisia tietoja siitä, mitä on todella tarpeen, jotta voidaan katsoa, että toiminta on suoritettu oikein.
Siirry sitten WHO: han, joka tekee jokaisen toiminnon pyytämällä ryhmää "Ketkä ovat parhaita ihmisiä tekemään näitä toimia?" Jokainen toimenpide on annettava jollekulle tai se ei saa tehdä. Tämä Kuka on tiimi tai projektin jäsen, joka suostuu olemaan vastuullinen ja vastuullinen kaikista toimista, joita tarvitaan toimeksiannon suorittamiseksi. Toiminta voidaan antaa parhaiten pätevälle henkilölle tai alaryhmälle, tai joku kokouksessa voi vapaaehtoisesti toimia. Jos toimenpide on osoitettu jokaiselle kokouksen ulkopuolelle, joku kokouksessa pitäisi olla vastuussa siitä, että toimeksianto selitetään henkilölle, joka ei ole kokouksessa.
Tee WHEN-osa ennen kuin siirryt pois toiminnoista ja kokouksen keskeyttämisestä. Pyydä ryhmää "Milloin nämä toimet on suoritettu, jotta voimme lopettaa projektimme ajoissa?" Kunkin toimenpiteen eräpäivän olisi oltava todellinen kalenteripäivä, jolloin tiimi tai hanke voi suorittaa työnsä. Tätä ei pidä jättää tyhjäksi tai kirjoittaa ASAP: ksi, koska päivämäärä vakuuttaa, että joku on vastuussa toiminnasta ajoissa. Määrittämällä päivämäärän toimeksiantaja voi suunnitella uuden tehtävän toisen työnsä avulla ja pystyä määrittämään, onko syynä siihen, miksi ryhmän haluttu päivämäärä ei ehkä täytä toimintaa ennen kuin se on liian myöhään.
Aseta kokouksen jälkeen 3W-toiminnot kokouksen tietueisiin ja jaa kaikille, jotka osallistuivat kokoukseen tai jotka saivat toimen. Tämä dokumentoi kaikki toimet ja kuka on vastuussa, sekä silloin, kun toimia on suoritettava.
vinkkejä
-
Jos seurantakokous pidetään, kun muistutus lähetetään kyseiselle kokoukselle, siihen sisältyy kaikki kyseiseen päivämäärään mennessä maksettavat toimet sekä tavanomaiset kokoustiedot.
