Ehdotuspyynnön kirjoittaminen on tapa laatia ehdotus lyhyellä kirjeellä. Palvelujen ehdotus on vakuuttava tarjous mahdollisilta asiakkailta. Merkittäviä tutkimuksia tulisi tehdä ennen kuin ehdotuspyynnöt tehdään potentiaaliselle asiakkaalle. Jos kirje on liian yleinen tai jos kirje ei vastaa asiakkaan tarpeettomiin tarpeisiin, kirje voi nopeasti purkautua roskakoriin. Onnistuneen ehdotuksen kirjeen avaimet sisältävät selkeän tiiviin kirjoituksen ja tiivistelmän termeistä, eduista ja budjetista.
Tunnista kohde-asiakas ja suorita laaja tutkimus. Tutki aikaisempia palvelukuluja, mukaan lukien nykyisin käytetyt palvelut, vuosittain maksetut hinnat ja tyytyväisyys nykyisiin palveluihin. Tällainen tutkimus voidaan suorittaa palkkaamalla itsenäinen tutkimusyritys, joka esittää vastaavia kysymyksiä lyhyen puhelun aikana. Tutki, miten yrityksesi voi täyttää tämän palvelun tarpeen. Varmista, mitä hyötyä yrityksesi palveluista on toisen tai yleisesti.
Sulje ehdotuksen soveltamisala yhteen tai kahteen lauseeseen. Yhteenvedossa on oltava organisaatiosi nimi, mitä teet, miten olet ainutlaatuinen, odotukset, joita asiakkaat voivat saada palveluistasi, ennakoitu hinta ja tulokset.
Selitä, miksi olet lähestymässä asiakasta. Tunnista, mitä tiedät asiakkaasta, kuten: "Ymmärrämme, että käytit viime vuonna 9 000 dollaria asiakirjahallintapalveluihin. Nämä tiedot kerättiin hiljattain tehdystä tutkimuksesta, jonka teimme Independent Survey Companyn kautta."
Kuvaile asiakkaan ongelmaa. Jos hän maksaa liian paljon, selitä, miten ja miksi. Jos hän ei käytä palveluja, selitä, miksi hän tarvitsee. Anna tilastoja tai tutkimustuloksia väitteen perustelemiseksi. Määritä, miten asiakas hyötyy palveluistasi.
Yhteenveto yrityksesi valmiuksista ehdotettujen palvelujen suorittamiseen. Selitä kaikki käyttämäsi menetelmät, tekniikat, tuotteet, ammattitaitotaso ja tärkein tavoite palvelun tarjoamisessa. Selvitä selkeästi, miten olet merkittävästi erilainen kuin kilpailijat sanomalla: "Olemme parempia kuin kilpailijamme."
Keskustele hinnoittelusta antamalla asiakkaalle odotetut kustannukset. Siirrä lisäpalveluja, joita asiakas voi lisätä, ja näiden lisäpalvelujen kustannukset.
Sulje kirje kiittämällä asiakasta. Luettele asiakkaan nimi ja numero, johon voit vastata kirjeeseesi tai kysyä lisää. Allekirjoita kirjeen nimi ja allekirjoitus yhtiön korkeimmasta viranomaisesta.
