Se on tapahtunut kaikille ainakin kerran. Olet käynyt ostoksilla, tai sinulla on jonkinlainen palvelu, ja sinulla on ollut kauhea asiakaskokemus. Luultavasti aiot kertoa ystävillesi siitä. Jos kuitenkin haluat varmistaa, että se ei tapahdu uudestaan, yksi parhaista tavoista saada tyytyväisyys on kirjoittaa asiakasvalituksen kirje. Ei ole aina hauskaa kirjoittaa jotain näistä - loppujen lopuksi, ainoa syy, miksi teet sen, on se, että sinulla oli huono kokemus - mutta se voidaan tehdä ammattimaisesti, mikä saattaa saada sinulle yllättäviä tuloksia. Näin voit kirjoittaa asiakasvalituslomakkeen, josta saat jonkin verran huomiota niitä lukeneilta.
Asiakasvalituksen kirjoittaminen
Hanki ensin nimi. Selvitä, mihin huomiota kirjeen pitäisi mennä. Älä vain lähetä sitä "Huomio: asiakaspalveluun", koska silloin kukaan ei ole vastuussa siitä. Kysy myymälästä joko henkilökohtaisesti tai puhelimitse, joka on henkilö, joka vastaa asiakkaiden valituksista. Kaikki kirjeenvaihto on lähetettävä kyseisen henkilön huomiolle. Jos heillä on myös otsikko, varmista, että olet sisällyttänyt sen, kuten: "Huomio: David Jones, markkinointijohtaja".
Kirjoita seuraava kirje. Älä lähetä sähköpostia; he ovat aivan liian persoonattomia ja heidän on helppo kadota kyberavaruuteen. Lähetä säännöllinen kirje joko myymälään tai yrityksen toimistoihin. Pidä kirjeesi lyhyt ja tiivis; enintään kahden sivun pitäisi olla kaikki, mitä tarvitset tilanteen selittämiseksi.
Kun työskentelet kirjeessäsi, sisällytä tilanteen erityispiirteet. Sano tarkalleen, mitä tapahtui, kuten: "Kun olin myymälässäsi tiistaina 5. maaliskuuta, kassa nimeltä Lorraine oli minulle erittäin ruma." Jos mahdollista, asiakirjan aika. Jos se on kauppa tai yritys, jossa sinulla on numeroitu tili, kuten tavaratalo tai lääkärin toimisto, sisällytä tilinumerosi kaikessa kirjeenvaihdossa. Se auttaa sinua lukemaan kirjeenne liittämään valituksesi siihen, kuka todella olet.
Käytä positiivista ja kunnioittavaa sävyä. On todennäköistä, että kirjeenne tulee vanhemmalle hallinnolliselle henkilölle, joka suhtautuu myönteisesti tilanteeseesi. Sen sijaan, että olisit vihamielinen, välitä, että olet viattoman uhrin. Vielä parempi on tehdä selväksi, että ymmärrät, että tällainen huono palvelu ei ole yrityksen normaali standardi, ja että tiedät, että heidän liiketoimintansa ei olisi koskaan ollut tarkoituksellisesti kohdellut sinua huonosti. Muistuta heille, että nautit todella ostoksista siellä, mutta haluat varmistaa, että he ovat tietoisia mahdollisesti vahingollisesta asiakaspalvelustilanteesta.
Pyydän lopuksi vastausta. Aseta määräaika, mutta tee se kohtuulliseksi. Sano jotain, "Toivon kuulevani sinulta seuraavan 30 päivän aikana, jotta asia voidaan ratkaista." Jos et kuule takaisin henkilöstä, jonka olet kirjoittanut sille varattuun aikaan, soita tai lähetä seurantakirje (toinen syy, miksi sinun pitäisi saada henkilön nimi kirjeeseen). Mikä tahansa vastaus on, onko kyseessä anteeksipyyntö tai jopa kuponkeja lisätuotteille, lähetä kiitosilmoitus, kun kirje on ratkaistu. Noudata näitä yksinkertaisia strategioita ja saat varmasti myönteisen vastauksen asiakkaasi valitukseen!
vinkkejä
-
Jos mahdollista, yritä ratkaista tilanne heti sen jälkeen, kun se tapahtuu. Mahdollisuudet ovat hyvät, että puhumalla johtajalle tai esimiehelle henkilökohtaisesti voit saada jonkin verran tyytyväisyyttä. Jos esimies tai myymäläpäällikkö ei vie aikaa puhua sinulle, tai jos he hylkäävät sinut ratkaisematta ongelmaa, siirry korkeammalle kuin yrityksen tikkaat.
Varoitus
Älä tee kohtuuttomia vaatimuksia, kuten: "Haluan, että mekaanikko ampui!" tai "Odotan, että tämä epämukavuus kompensoidaan!" Ellei tapahtuma ole tosiasiallisesti vahingoittunut, yksinkertainen anteeksipyyntö on täysin hyvä vastaus.
