Liikekirjeiden kirjoittaminen voi olla hankalaa. Voit istua alas viemällä pikakirje ja puomi, olet stumped oikeassa tervehdyksessä. Kirjoittaminen yhdelle henkilölle on riittävästi ongelmia, jos et tiedä henkilön nimeä tai sukupuolta. Kun lisäät muutamia ihmisiä, kysymykset lisääntyvät. Kuinka monta ihmistä kirjoitat? Kaksi, kolme tai joukko? Tunnetko ne nimen perusteella? Ovatko he sinun läheiset kaverisi tai ohjatut tuttavat? Onneksi on näitä sääntöjä koskevia sääntöjä ja ohjeita.
Kirjoittaminen kahteen tai kolmeen
Jos kirjoitat kahteen tai kolmeen, se on helppo vastaus: Kirjoita vain heidän nimensä. Jos tunnet heidät hyvin ja olet ensiluokkainen, voit käyttää heidän etunimesiään, kuten "Hyvä tahto, Kiersten ja Pat."
Jos et tunne niitä hyvin, tai et ole varma, olisiko etunimiä tarkoituksenmukaista, käytä enemmän muodollisuutta: "Hyvä herra, Thompson ja Ms. Crump." Yleensä sinua ei vikaantunut siitä, että olet liian muodollinen, mutta kulmakarvat nousevat, jos olet liian epävirallinen.
Kirjoittaminen ryhmään
Kun kirjoitat yli kolmelle henkilölle, nimien kirjoittaminen näyttää raskaalta. Ihmiset tuntevat olevansa vain yksi pitkä luettelo. Parempi käyttää ryhmän termiä "Hyvä tiimi" tai "Hyvä kollegani". On hauskaa, kuinka ryhmän nimien täsmentäminen voi saada heidät tuntemaan väkijoukon, mutta "Hyvä tiimi" saa heidät tuntemaan, että he kuuluvat ryhmään; he ovat osa tiimiä. "Hyvät kollegat", sanoo, että pidätte heitä kelvollisena olla kollega, tasa-arvoinen ja arvostettu osallistuja.
Älä kuitenkaan käytä "hyviä kollegoja", kun kirjoitat ihmisille, jotka ovat vanhempia. Teknisesti he ovat sinun esimiehesi, eivät kollegasi. Mutta jos he ovat myös tiimissä, "Hyvä tiimi" toimisi hyvin.
Miten nimiä nimetään
Kirjoita ihmisille nimen mukaan, jos mahdollista. Jos esimerkiksi olet kirjoittanut teille useita ihmisiä ja haluat kirjoittaa takaisin, yritä löytää ja käyttää nimiä. Jos haet työtä, tai olet toisessa tilanteessa, jossa haluat tehdä vaikutuksen jollekin, heidän nimien selvittäminen osoittaa, että tekisitte ylimääräisiä ponnisteluja myös työssäsi. Tunnetko joku yrityksessä, joka voisi selvittää mukana olevien henkilöstöresurssien nimet?
Toinen ajatus on mennä organisaation verkkosivuille ja nähdä, näkyykö osaston johtaja tai johtaja. Jos se on ainoa nimi, jonka näet, voit kirjoittaa kirjeen seuraavasti: "Hyvä herra Burns ja kollegat" tai "Hyvä herra Burns ja valintakomitean jäsenet". Jos et löydä tiettyjä nimiä, kirjoittaminen "Hyvä valintakomitean jäsen" tekee hienosti. Vaikka voisitte kirjoittaa, "Hyvä valintakomitea", "lisäämällä" jäseniä, antaa sille erityisen kosketuksen. "Jäsenet" myöntää, että näet ne yksilöinä, ei vain yhtä suurta nimettömää komiteaa.
Sukupuoli
Nimien, kuten John, Maryann, Wayne ja Daisy, kanssa on helppo kertoa heidän sukupuolensa. Muut nimet voivat pitää sinut arvaavana, kuten Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew ja Alex. Joskus heidän oikeinkirjoitus antaa heidät pois. Esimerkiksi Adrian on yleensä mies, Adrienne on nainen. Mutta nimet eivät ole yhteisiä oikeinkirjoitussääntöjä, joten jos et tiedä, älä oleta.
Jos joku, jolle tiedät, tuntee kyseisen henkilön, voit ehkä selvittää. Tarkista myös verkkosivuilta, onko henkilö kirjoitettu ja jota kutsutaan hänelle. Myös yleinen Internet-etsintä nimestä saattaa antaa vastauksia. Jos kaikki ei vastaa sukupuolikysymykseen, on hyväksyttävää kirjoittaa "Hyvä Chris Trainor."
Kenelle tai ei
Vaikka "Kuka se koskee" kuulostaa jäykältä ja hyvin muodolliselta, se on silti hyväksytty tervehdys käyttää, kun sinulla ei ole aavistustakaan, jolle kirjoitat.
Toisaalta "Dear Sirs" on vanhentunut. Se on kielioppinen ansa, joka on jäljellä päivistä, jolloin yritykset olivat miehen verkkotunnus. "Arvoisa vastaanottaja" ei ole sopiva tänään, kun nainen voi hyvin vastaanottaa kirjeenne. "Hyvä herrat tai herrat" ainakin myöntää, että nainen voi olla yksi vastaanottaja, mutta silti se kuulostaa vanhanaikaiselta. Ensinnäkään, kenellekään ei ole enää osoitettu herra tai rouva, paitsi ehkä heidän hovimestari tai autonkuljettaja. Jos sinulla ei ole nimiä ja sinulla ei ole aavistustakaan sukupuolestaan, kokeile jotain muuta, kuten "Tervehdys" tai "Hei". Nämä ovat ystävällisiä ja sopivat sukupuoleen.
Manners Matter sähköpostissa, liian
Kaikissa paitsi muodollisissa tapauksissa on mahdollista lähettää sähköpostiviesti kirjeen lähettämisen sijaan. Monet työpaikkailmoitukset viittaavat sähköpostiviestiin. Sähköposti on rennompi viestintämuoto, mutta kuten kirjekuoressa, kielioppi ja etiketti ovat edelleen voimassa. Virheet ja kirjoitusvirheet huomataan, ja heitä arvioidaan.
Samat ohjeet koskevat, kun kirjoitat kahdelle tai kolmelle henkilölle tai ryhmälle. Kun lähetät sähköpostia, on kuitenkin tärkeää laittaa sähköpostiosoitteet kenttään "bcc" eikä "To" -kenttään. Monet ihmiset eivät halua, että heidän sähköpostiosoitteensa tulevat julkisiksi, varsinkin kun se on niin helppoa lähettää sähköpostiviesti kaikkien yhteystietojen kanssa selkeästi. "bcc", joka tarkoittaa "sokerikopiota", tarkoittaa, että näet osoitteen, mutta muut vastaanottajat eivät voi.
