Järjestelmällisiin lähestymistapoihin organisaatiokommunikaatiossa viestintä on keskeinen osa koko liiketoimintaa - sisältä ja ulkoa. Tietoliikenneprosessien erottamiseksi siiloista viestintä hallitaan järjestelmän tasolla sen varmistamiseksi, että viestintä on johdonmukainen ja linjattu. Organisaatioille, jotka haluavat varmistaa, että heidän yleisönsä saavat samat viestit oikeaan aikaan ja sopivien viestintäkanavien kautta, on tärkeä filosofia. Jotkin järjestelmäratkaisujen keskeiset käsitteet sisältävät tavoitteiden ja niiden ominaisuuksien keskinäisen riippuvuuden, holismin, tavoitteiden etsimisen ja panokset / tuotokset.
keskinäinen riippuvuus
Tietoliikennejärjestelmien lähestymistavat tunnistavat, että monet organisaatioviestinnän muodot, jotka ovat sekä organisaatioiden sisällä että sen ulkopuolella, ovat integroituneina toisiinsa ja siten riippuvaisia toisistaan. Esimerkiksi toimitusjohtajan tiedonanto yrityksen laajuisessa kokouksessa voi johtaa siihen, että organisaation uutiskirjeeseen tulee viesti, yrityksen intranetissä oleva viesti ja kenties jopa paikallisen median haastattelu. Tunnistamalla tämän keskinäisen riippuvuuden organisaatiot voivat paremmin suunnitella ja jäsentää viestintänsä, jotta kaikki mahdolliset kanavat otetaan huomioon. Esimerkiksi yritys voi esimerkiksi haluta suunnitella viestinnänsä kommunikoida ensin sisäisen yleisön kanssa, sitten tärkeimpien asiakkaiden ja lopulta kuluttajien yleisön kanssa. Viestien huolellinen ajoitus ja jakelu varmistavat, että oikeat yleisöt saavat oikeat viestit oikeaan aikaan.
holism
Holismi on lähestymistapa, jossa tarkastellaan eri toimien kokonaismäärää, eikä lähestymistavan yksittäisten elementtien yksittäisiä panoksia. Tämä on melko yleistä mainosmaailmassa, jossa markkinoijat tunnustavat, että useiden kanavien kautta lähetetyillä viesteillä on moninkertainen vaikutus, joka on suurempi kuin osien summa. Sama pätee myös silloin, kun organisaatiot harkitsevat järjestelmäratkaisua yrityksen viestintään. Yhden viestin, joka lähetetään useiden kanavien kautta, vaikutus on suurempi kuin kunkin yksittäisen sanoman vaikutuksen summa.
Tavoitteiden etsiminen
Tietoliikennejärjestelmien lähestymistavat tunnistavat, että on toivottua, suunniteltua tulosta, joka johtaa viestinnän menestykseen. Organisaatioviestinnän tarkoituksena on kohdistaa haluttu lopputulos, johon voisi sisältyä esimerkiksi työntekijöiden sitoutumisen parantaminen, asiakastyytyväisyyden lisääminen, tietyn organisaatiotoiminnan tuntemuksen lisääminen ja vastaavat. Koska viestinnän yleisöt tunnistetaan, viestit luodaan ja kanavat valitaan, tavoitteet ohjaavat sellaisten strategioiden muotoilua, joiden tarkoituksena on lopulta toivottujen tulosten saavuttaminen. Esimerkiksi yritys voi esimerkiksi haluta lisätä palvelujaan kilpailijoihin nähden, mikä estää näiden etuuskohtien välisen kuilun tietyllä määrällä. Viestintätoimet suunniteltaisiin aukon poistamiseksi ja tulevat mittaukset osoittavat, saavutettiinko tulokset.
Tulot ja lähdöt
Tärkeää on, että tehokkaat järjestelmät ovat avoimia, ei suljettuja. Järjestelmäratkaisut organisaation viestintään tunnustavat, että viestintä edellyttää sekä panoksia että tuotoksia. Organisaatiot, jotka kommunikoivat tehokkaasti, tunnustavat, että he eivät vain lähetä viestejä keskeisille yleisöille, vaan niiden on oltava valmiita vastaanottamaan myös viestejä. Eri yleisöiltä saatuja panoksia voidaan käyttää ohjaamaan tulevaa toimintaa ja ne voivat toimia osoituksena siitä, kuinka tehokkaasti tavoitteet saavutetaan. Tämän päivän sosiaalisen median kanavat tarjoavat laajan valikoiman mahdollisuuksia tällaiselle kaksisuuntaiselle viestinnälle.
