Projektin tilaraportit ovat hallitsevia asiakirjoja kaikille, jotka yrittävät hallita projektia, olipa kyse sitten yhden henkilön työstä tai johon kuuluu satoja ihmisiä useissa paikoissa. Hankkeen tilaraportti on tiivis yhteenveto hankkeen edistymisestä, sen odotetusta päättymispäivästä ja siitä, mihin toimiin on ryhdytty sen jälkeen, kun viimeinen tilannekatsaus on koottu. Se auttaa johtajia pitämään tehtäviensä seurannassa ja tunnistamaan ongelmat riittävän ajoissa merkityksellisten ratkaisujen tuottamiseksi.
Projektin yhteenveto
Projektin tilaraportti alkaa yleensä lyhyen kuvauksen avulla hankkeen tärkeistä osista. Tässä kohdassa tai lohkossa yksilöidään hankkeen nimi, raportin päivämäärä, joka on vastuussa projektista tai sen hallinnointiosastosta ja selvitys hankkeen tavoitteesta. Se voi sisältää myös yhteystietoja, kuten keskeisten projektiryhmän jäsenten puhelinnumeroita tai sähköpostiosoitteita. Tämä osio ei todennäköisesti muutu paljon projektin aikana, ja se kopioidaan usein yhdestä tilaraportista toiseen päivityksen ajankohtana.
Tuotokset
Hankkeen toimituksia kuvaava osa on avain projektin tilaraporttiin. Tässä osiossa on lueteltava lähetykset ja annettava niiden nykyinen tila sanalla tai kahdella. Esimerkiksi tuoteselostuslomakkeessa voi olla tällaisia tulostustuotteita, myyjän käynnistysosapuolia, messukeskuksen näyttöjä ja hintalehtien luomuksia. Jokaisen toimituksen ohella projektipäällikön tulisi kirjoittaa sellaisia asioita kuin "täydellinen" tai "tilattu" tai "tulostimessa". Tämä toimii yhteenvetona projektista, jossa on yksityiskohtaisempia tehtäviä, jotka luetellaan aikajanalla.
aikatauluja
Tehtävän aikajana on osa projektin tilaraporttia, joka usein saa eniten valvontaa. Tässä osiossa on esitettävä yksityiskohtaisesti työtä, joka on saatu päätökseen viimeisimmän projektin tilaraportin jälkeen, mikä työ on suoritettava seuraavana ajanjaksona ja päivämäärinä, jolloin tehtävät on tarkoitus suorittaa. Monet projektin tilaraportit esittävät tämän verkkoon, jossa on päivämäärät, jotka on annettu odotetulle loppuun saattamiselle ja toteutumiselle. Monet projektipäälliköt valitsevat värikoodin tähän osaan eri väreillä, jotka edustavat aikataulun mukaisia tehtäviä, aikatauluja, aikatauluja, valmiita tai pidossa olevia.
Huomautuksia, suosituksia ja selityksiä
Hankkeen tilaraportissa on myös lueteltava kaikki punaiset liput, muutospyynnöt tai haasteet, joita projekti koskee. Tämä on paikka, johon voi listata lisäresursseja tai joissa toimituspäivät muuttuvat. Tässä osassa voidaan myös raportoida, miten odottamattomat tapahtumat ovat vaikuttaneet hankkeeseen, kuten ohjelmistoon liittyvät ongelmat, toimituksen myöhäinen toimitus tai vialliset tarvikkeet. Jotkut projektipäälliköt erottavat tämän osan raportista ja luetelevat sen erilliseen asiakirjaan, jonka he liittävät projektin tilaraporttiin.
