Tilannekatsaus on täsmälleen se, mitä nimikin tarkoittaa: raportti tilanteesta, jossa on todennettuja tosiasiallisia tietoja, jotka antavat selkeän kuvan siitä, kuka, mitä, missä, milloin, miksi ja miten tapahtuma tai tilanne. Monet organisaatiot käyttävät tilannekatsauksia antamaan esimiehille tarvittavat tiedot oikean ja asianmukaisen päätöksen tekemiseksi. Hätätilanteiden hallintajärjestöt, valtion virastot, asevoimat, yritykset, lainvalvontaviranomaiset, humanitaariset kansalaisjärjestöt ja diplomaatit tukeutuvat tilannekatsauksiin.
Tarkkaile tilannetta mahdollisimman selkeästi. Jos tapahtuma oli luonnonkatastrofi, tarkastele katastrofialuetta ja huomaa vaikutukset maahan, infrastruktuuriin ja väestöön. Tilannekatsauksessa on annettava kaikki asiaan liittyvät seikat ihmisille, jotka perustavat päätöksensä näihin tosiseikkoihin. Tarkkaile huolellisesti. Huomio ja mielipide eivät kuulu tilannekatsaukseen.
Keskustele kaikkien ihmisten kanssa, joilta tarvitset tietoa. Jokainen organisaatio, joka vaatii tai tuottaa tilannekatsauksia, luettelee todennäköisesti henkilöstön, joille on otettava yhteyttä ja neuvoteltava. Noudata hyviä muistiinpanoja jokaisen keskustelun aikana, koska sisällytät nämä tiedot raporttiin.
Kerää ja kerää tietoja. Tavoitteena on antaa mahdollisimman kattava kuva tapahtumasta ja tapahtuman tuloksista. Huomaa yksityiskohtaiset tiedot tilanteesta: mitä tapahtui, kenelle, ajan, päivämäärän ja sijainnin yksityiskohdat, vaikutus infrastruktuuriin ja paikallisen väestön reagointi. Monilla organisaatioilla on vakiomuotoinen tilannekatsaus, jossa pyydetään tiettyjä tietoja. Jos tällainen muoto on olemassa, käytä sitä. Se tekee tiedonkeruun nopeammin ja tarkemmin.
Luo raportti loogisessa järjestyksessä. Sisällytä kaikki asiaankuuluvat tiedot. Käytä selkeää ja ytimekästä sanastoa tapahtumien kuvaamiseen, adjektiivien ja adverbien välttämiseksi. Säännölliset edistymiskertomukset noudattavat todennäköisesti alkuperäistä tilannekatsausta, joten sinun on vain kuvattava, mitä tällä hetkellä tapahtuu, ei sitä, mitä tapahtuu lähitulevaisuudessa.
Sisällytä raportin alkuun tärkeimmät kohokohdat tai tiivistelmä, mutta vasta sen jälkeen, kun kaikki tiedot on kerätty ja asetettu loogiseen järjestykseen. Käytä tosiasioita ja lukuja välttäen oletuksia. Tiivistelmä- tai kohokohdat-osion on annettava tärkeimmät tiedot kiireisille esimiehille lukemalla ensin.
vinkkejä
-
Pidä mielessä raportin lukijat ja mitä he tarvitsevat tietää tilanteesta.
