Yhteysraportissa dokumentoidaan kaikki kokousten, neuvottelupuhelujen ja puhelujen aikana käsitellyt aiheet. Yksi tällainen esimerkki yhteysraportista käytetään varainhankinnan aikana; se tiivistää aiheet, joita rahaston kehittämisammattilainen käsittelee mahdollisen avunantajan kanssa. Raportti auttaa sinua selventämään väärinkäsityksiä tai kysymyksiä siitä, mitkä osapuolet jakoivat tietoja. Yhteysraportin kirjoittaminen voi tuntua vaikealta ja hyödytöntä, mutta pitkällä aikavälillä se voi säästää aikaa ja minimoida turhautumista.
Kysy kaikki kokouksen, neuvottelupuhelun tai puhelun nimet. Kirjoita ne paperin yläosaan sekä kokouksen alkamis- ja päättymispäivämäärä ja -aika.
Ota muistiinpanoja kokouksen tärkeistä näkökohdista, puheluista tai neuvottelupuheluista.
Kirjoita yhteystietosi raporttiin. Sisällytä yrityksen nimi ja yrityksen edustaja sekä toisen yrityksen nimi tai sen edustaja.
Kirjaudu päivämäärä ja yhteystiedot. Liiketoimintatapauksissa dokumentoi kaikkien kokoukseen osallistuneiden työntekijöiden tai henkilöiden nimet; mitä tapahtui kokouksessa; kuka sanoi mitä; mitä tietoja käsiteltiin ja mitä se saavutettiin; seuraava kohta, josta puhutaan, vai onko kaikki ratkaistu; ja ensimmäisessä tapauksessa seuraavan kokouksen päivämäärä.
Katso yhteysraportti ja varmista, ettei mitään puuttuu. Lisää puuttuvat tiedot.
Lähetä yhteysraportti joko sähköpostitse, faksilla tai postitse.
