Laskujen luominen ja lähettäminen voi olla aikaa vievä prosessi. Se ei kuitenkaan ole prosessi, joka olisi ohitettava tai jätettävä huomiotta. Asianmukaisesti suunniteltu lasku auttaa yritystä maksamaan ja tarjoaa oikeudellista suojaa molemmille osapuolille. Jos sisäisen tulopalvelun tilintarkastus on koskaan, laskutusjärjestelmäsi voi perustella ilmoitetut tulosi.
Laskun perusteet
Kun myyjä haluaa saada maksua tavaroista tai palveluista, hän lähettää laskun. Lasku on asiakirja, joka kuvaa liiketoimen rahoituskomponentteja. Laskussa on ostajan ja myyjän nimi ja yhteystiedot, kuvaus palveluista tai luovutetuista tavaroista, eräkohtainen hinta ja erääntyvä kokonaismäärä. Laskuihin sisältyy tyypillisesti maksupäivä, laskun numero ja edullinen maksutapa.
Maksaminen
Laskut auttavat yritystä maksamaan kokonaisuudessaan ja maksamaan ajoissa. Voi olla vaikeaa saada maksua ilman oikeaa laskua. Yritykset vaativat tavallisesti yksityiskohtaisen laskun vastaanottamista ennen maksujen suorittamista. Maksuehdot voivat auttaa yritystä keräämään saamisia nopeasti. Esimerkiksi yritys voi sanoa, että maksu on suoritettava saatuaan 30 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta tai 60 päivän vastaanottamisesta. Myöhäisen maksupolitiikan sisällyttäminen laskuun - esimerkiksi siitä, että myöhästyneisiin maksuihin sovelletaan 20 dollarin maksua - voi myös auttaa varmistamaan nopean maksun.
Laillisten oikeuksien luominen
Laskut tarjoavat todisteita siitä, että tuotteet ja palvelut toimitetaan ja että yhtiöllä on oikeus maksuun. Jos asiakas ei maksa, yritys voi käyttää sopimuksia ja laskuja oikeudellisesti osoittamaan tuomioistuimelle, että se on maksettu. Samoin yhtiö voi pitää jäljennökset laskuista ja urakoitsijoille ja myyjille maksetuista summista sen toteamiseksi, että se on suorittanut sopimusvelvoitteensa.
Tilintarkastustodistus
Vaikka teet kaiken oikein, on aina mahdollista, että IRS voi tarkastaa yrityksesi. Tarkastuksen aikana IRS haluaa varmistaa, että olet ilmoittanut asianmukaisesti kaikki vuoden aikana saamasi tulot. Jos sinulla on järjestetty järjestyksessä peräkkäin numeroitu lasku, IRS: llä on enemmän luottamusta siihen, että olet ilmoittanut tulot täysin ja oikein. Jos laskut ovat epätarkkoja tai olemattomia, todistustaakka on osoitettava, että et piilota tuloja.
