KPI: t ovat "keskeisiä suorituskykyindikaattoreita". Nämä indikaattorit ovat mittareita, jotka auttavat yritystoiminnan johtajia selvittämään, kuinka lähellä (tai kaukana) yritys tai osasto ei saavuta ennalta määrättyä tavoitetta tai tavoitteiden joukkoa. KPI: n kirjoittaminen voi auttaa esimiehiä ja työntekijöitä näkemään, mitä on vielä tehtävä, ja motivoimaan heitä saavuttamaan nämä tavoitteet. Prosessin kirjoittaminen KPI: t itsessään ei ole vaikeaa. Tehokkaiden KPI-arvojen luominen edellyttää kuitenkin harkintaa.
Kirjoita KPI: t ytimekkäiksi, yksittäisiksi asiakirjoiksi. Kunkin KPI: n tulisi vastata tiettyä luokkaa, osastoa tai hanketta. Esimerkiksi yksi KPI voitaisiin kirjoittaa asiakastyytyväisyyteen, kun taas toinen saattaa olla suunnattu yleiskustannuksiin.
Aloita KPI-asiakirja, jonka otsikko määrittää KPI: n tarkoituksen. Pidä se mahdollisimman lyhyt, mutta erityinen. Yksi tai kaksi virkettä on riittävä. Esimerkiksi asiakastyytyväisyyden KPI: ssä voi olla otsikko "Lisää asiakastyytyväisyyttä".
Luettele KPI: n tarkoitus. Sekä johdon että henkilöstön on tärkeää tietää, miksi heidän pitäisi pyrkiä saavuttamaan tietty tavoite tai miksi tämä suorituskyky on mitattava. Selitä lyhyesti, miten tavoitellun tavoitteen saavuttaminen tai aktivointiin kulunut aika on hyödyllinen.
Määritä, miten KPI mitataan. Sisällytä mittausten tiheys sekä sen kesto. Jos esimerkiksi kirjoitat asiakastyytyväisyyttä koskevaa KPI: tä, saatat toteuttaa puhelinkyselyn, joka tapahtuu jokaisen puhelun jälkeen ja joka tapahtuu kolmen kuukauden aikana.
Aseta tavoitteen tavoite. Määritä tavoite, joka on mitattavissa ja mitattavissa. Sen pitäisi antaa toivottu tulos, kuten tietty prosenttiosuus tietyn ajan kuluessa.
