Kirjanpidon koodaus on prosessi, jossa numerot tai kirjaimet annetaan datalle nopean hakutietokannan luomiseksi. Kirjanpitokoodit eivät ole yleisiä, koska jokainen kirjanpitäjä, kirjanpitoyritys, laitos tai yritys voi luoda oman koodausjärjestelmänsä omassa organisaatiotarpeessaan. Jotkin koodaustyypit ovat yksinkertaisia ja suoraan eteenpäin, kun taas toiset vaativat käsikirjan tulkitsemiseksi.
Mnemoninen koodaus
Kirjanpidon mnemoninen koodaus käyttää lyhennettyjä kirjaimia, jotka edustavat täyttä sanaa. Esimerkiksi "ACCT" voisi olla "tilin", "DT": n "päivämäärä" tai "GTL" kohdalla "grand total".
Sarjakoodaus
Kutsutaan myös sarjakoodaukseen, ja peräkkäinen koodaus kirjanpidossa käyttää numeroita, joilla on peräkkäinen järjestys. Kirjanpito-kirjastossa peräkkäinen koodi voi ajaa sivun puolella yhdellä uudella rivillä. Esimerkki sekvenssikoodista on 00, 01, 02, 03 ja niin edelleen.
Hierarkkinen koodaus
Samoin kuin kirjaston Deweyn desimaaliluokitusjärjestelmä, hierarkkiset koodit ovat niitä, joita kirjanpitäjä voi laajentaa tarvittaessa, rakenteellisesti ja loogisesti. Jos esimerkiksi kirjanpitäjä halusi luoda pääosaston kirjanpitojärjestelmässään, hän nimeäisi numeron kullakin osalla, kuten "808 omaisuus" ja "809 velat". Sitten, jos hän halusi luoda osa-alueita, hän tekisi niin, että käytät desimaalia, kuten ”808.01 Rahoitusvarat”. Tilintarkastaja voisi edelleen lisätä alakohtia osiin tarvittaessa, kuten ”808.01.001 Rahoitusvarat vuosille 2001-2002”.
Estä koodaus
Kirjanpidossa lohkokoodaus viittaa numeroihin, jotka yksilö voi määrätä kirjanpitoaikana yleisiin kirjanpitosopimuksiin. Esimerkiksi, jos lohkokoodi lukee, "5000: Kiinteät omaisuuserät, 6000: Varastot", 5000 lohko on tarkoitettu vain mitään kiinteän omaisuuden käsittelyä. Koska nämä koodilohkot ovat 1 000 numeroa erillään, henkilö voi lisätä enintään 1000 alilohkokoodia tai alaluokkaa.
Faceted-koodaus
Kirjanpidossa oleva viistetty koodi on joukko ryhmitettyjä numeroita, jotka edustavat eri otsikoita, joita kirjanpitäjä voi käyttää. Jos kirjanpitäjä pitää kirjaa vähittäiskaupan sijainnista, hän voi esimerkiksi todeta, että Facet 1 tai Group 1 edustaa eri osastoja myymälässä; Facet 2 edustaa eri tyyppisiä kustannuksia, joita kauppa voi aiheuttaa; ja Facet 3 sisältää alaluokat Facet 2: sta.
Kussakin puolessa on sekvenssikoodi, joka edustaa eri kohdetta. Esimerkissä Facet 1 -kentässä voi olla seuraavat kentät: 00 Online-myynti, 01-myymälän myynti ja 02-palautus. Facet 2 voi sisältää seuraavia kenttiä: 00 Markkinointikustannukset, 01 Toimistotarvikkeet ja 02 Työvoimakustannukset. Sitten Facet 3 voisi sisältää joukon lohkokoodeja, joissa numerot 0000 - 01000 edustavat yleiskustannuksia, jolloin numero 0050 edustaa Internet-verkkotunnuksen hankintakustannuksia. Siksi, jos kirjanpitäjä on käyttänyt monipuolista koodia, numerosarja, joka edustaisi verkkokaupan mainontakustannuksia uudella verkkosivustolla, olisi ”00 00 0050”. Kukin tämän koodin osa edustaa kutakin yksittäistä puolta: 00 (verkkomyynti)) 00 (markkinointikustannukset) 0050 (Internet-verkkotunnuksen kustannukset).
