ISO 9001 -auditoinnin tarkistuslista on työkalu, yksi monista tilintarkastajan työkalupakista, jota käytetään organisaation laadunhallintajärjestelmän arviointiin. Tarkastellaan QMS: n vertaamista puusepän suunnitelmaan ja tilintarkastajaan rakennustarkastajaan. Tavoitteena on arvioida, mitä työtä tehdään, verrattuna siihen, miten suunnitelma sanoo, että se olisi tehtävä, ja myös verrattuna rakennuskoodeihin - tai tässä tapauksessa ISO 9001 -vaatimuksiin. Tarkistuslistat olisi suunniteltava siten, että ne auttavat tätä arviointia, ei byrokratiaa.
Dokumentaation tarkastelu
Tarkastuslista voidaan suunnitella dokumentaation tarkistamiseksi. Kun olet vahvistanut, että organisaation dokumentinhallintamenettely on kirjoitettu ISO 9001 -vaatimusten mukaisesti, suunnittele tarkistuslista vetämällä tiettyjä kohteita tästä menettelystä. Keskity kysymyksiin asiakirjojen hallintaan itse, vain yhdellä tai kahdella kysymyksellä, jotka koskevat tarkastettavaan prosessiin liittyviä ISO 9001 -vaatimuksia. Riittää, kun kysytään: "Mikä ISO 9001 -lauseke koskee prosessia ABC?" ja "Onko prosessi ABC täyttänyt nämä vaatimukset?" Koko standardia ei tarvitse kirjoittaa uudelleen tarkistuslistojen kysymyksiksi.
Johdon vastuu ja sitoutuminen
Tarkastuslista voidaan suunnitella erityisesti johdon tarkastusta varten. Tarkistuslista voi tunnistaa jokaisen lausekkeen, jossa edellytetään ylimmän johdon ja muiden asiaankuuluvien kohteiden, kuten henkilöstö- ja infrastruktuurisuunnittelun, suoraa vastuuta. Tätä tarkistuslistaa voidaan käyttää alunperin hallinnollisen haastattelun aikana ja sitten täydentää tarkastuksen aikana, sillä todisteita arvioidaan koko organisaatiossa.
Koulutus ja osaaminen
Tarkistuslista voi kehottaa tilintarkastajia muistamaan yleisesti sovellettavat vaatimukset, kuten koulutuksen ja osaamisen. Kun noudatetaan muita lausekkeita kattavaa tarkastuslukua, näitä vaatimuksia voidaan joskus jättää huomiotta ja vaatia seurantatoimia ennen kuin tarkastus voidaan lopettaa. Tarkistuslista voi auttaa varmistamaan, että tilintarkastajat etsivät todisteita siitä, että työntekijät ovat päteviä koulutukseen, koulutukseen, taitoihin ja kokemukseen perustuvissa työpaikoissa. Yhtä tärkeää on vahvistaa, että toimintasuunnitelmia kehitetään ja toteutetaan sen varmistamiseksi, että työntekijät saavuttavat tarvittavan pätevyyden.
Ulkoistetut prosessit
Tarkistuslistan kohteiden tulisi kattaa ulkoistetut prosessit. Tämä voidaan yhdistää edellä mainittuihin yleisesti sovellettaviin vaatimuksiin. Sanonta "poissa näkyvistä, mielestäni" voi aiheuttaa sekä tilintarkastajien että tilintarkastajien unohtaa, että A-, B- ja C-ohjelmien varastointi tapahtuu edelleen paikan päällä, mutta ohjelmalle X tämä toiminto suoritetaan nyt kolmannen osapuolen logistiikkapalvelun tarjoajalta. ISO 9001 edellyttää erityisesti, että ulkoistettuja prosesseja ohjataan sen varmistamiseksi, että ne täyttävät organisaation omat QMS-vaatimukset.
Seuranta ja mittaus
Tarkistusluetteloissa olisi käsiteltävä mittausprosessin tehokkuutta ja seurattava suuntauksia QMS-kyvyn arvioimiseksi. Toimenpiteisiin voi sisältyä monimutkaisia tilastollisia prosessinhallintatietoja tai ne voivat olla yhtä yksinkertaisia kuin sisäisten tai ulkoisten asiakkaiden valitusten määrä. Tarkistusluetteloiden avulla tilintarkastajat voivat tunnistaa, mitkä mittarit ovat käytössä ja mitä suuntauksia nämä mittarit ovat paljastaneet edellisen tarkastuksen jälkeen. Tarkistusluetteloiden pitäisi myös muistuttaa tilintarkastajia etsimään todisteita negatiivisten suuntausten korjaamiseksi toteutetuista toimista.
Lisätä arvoa
Tarkastuksen tarkistuslistojen olisi lisättävä arvoa sen sijaan, että ne olisivat olemassa vain sisäisen tarkastuksen prosessivaatimusten täyttämiseksi. On tärkeämpää, että tilintarkastaja noudattaa tarkastuksen aikana esitettävää tarkastusrataa kuin seurata tarkistuslistaa. Kokemattomat tilintarkastajat voivat unohtaa tällaiset polut, kun he luottavat liian voimakkaasti tarkistuslistoihin.
