Koko toimiston siirtäminen vaatii monia ihmisiä, tiukkoja määräaikoja ja hyvin erityisiä vaatimuksia. Projektinhallintatyökalujen, kuten projektirakenteen, käyttäminen voi tasapainottaa projektisi sidosryhmien odotukset ja projektiryhmän kyvyt: määrittelemällä laajuutesi varhaisessa vaiheessa voit ylläpitää projektin eheyttä ja asettaa kohtuulliset ja saavutettavat tavoitteet. Vaikka useimmat tilausmallit on suunniteltu rakentamiseen tai ohjelmistoprojekteihin, se vie vain muutamia muutoksia, jotta ne toimivat siirtämisessä.
Selitä liiketoimintasi. Sisällytä siirron syyt, esimerkiksi: sääntely-, rahoitus- tai laajentumisrajoitukset. Nimeä projektin sponsori ja projektipäällikkö. Lisäksi esitellään asiakirja ja sen rakenne.
Määritä projektin laajuus. Tämä on tärkein osio peruskirjassa: olla hyvin erityinen. Luettele, onko tiimisi vastuussa uusien toimistotilojen jakamisesta ihmisille, tietoliikenneverkon uudelleenkytkemiseen, laitosten hallintasuunnitelmien laatimiseen tai vain liikkuviin kalusteisiin.
Luettele sidosryhmät, tiimin jäsenet ja vastuut. Sidosryhmät huolehtivat siitä, onko hanke menestys vai ei, mutta voi suorittaa hankkeen tehtäviä. Sisällytä sekä sisäisiä että ulkoisia tiimin jäseniä, kuten liikkuvia yrityksiä tai apuohjelmia, jotka tarvitsevat liikkeen viimeistelyn. Selvitä, mitkä joukkueet ovat vastuussa jokaisesta soveltamisalaan kuuluvasta osasta.
Luo korkeatasoinen aikajana projektisi tulostettavaksi. Hankkeen aikataulussa määritellään tietyt päivämäärät, mutta käytät tätä tilaa, jotta sidosryhmät saavat yleiskuvan siitä, mitä odottaa. He allekirjoittavat arviot, joten olkaa mahdollisimman realistisia.
Yhteenveto hankkeen riskeistä ja riippuvuuksista. Suurella projektilla on erillinen riskienhallintadokumentti, mutta sinun tulee korostaa kaikki tunnetut tekijät, jotka voivat viivästyttää tai purkaa liikettä. Näihin kysymyksiin voisi sisältyä epäonnistuneet tarkastukset, varojen vaurioituminen matkalla tai myöhäinen verkko-teknikko.
Hanki merkki projektistasi. Peruskirjassa olisi oltava luettelo muista asiakirjoista, jotka luodaan osana hankkeen suunnittelua. Jätä kaikille vaiheessa 3 määritellyille sidosryhmille tilaa allekirjoittaa projektisi virallisesti.
vinkkejä
-
Tarkenna ohjelmiston projektisuunnitelman perinteinen "testaus" -osiosta uudelleen tekemällä laadunvarmistustesti uudelle tilalle, esimerkiksi: toimiiko turvajärjestelmä, ovatko kaikki puhelimen laajennukset reitittämässä oikein muun muassa. Pidä ulkoiset tiimin jäsenet mielessä, kun luot projektin riippuvuuksia. Esimerkiksi pöytiä ei voi siirtää, ennen kuin uusi matto asennetaan.
