Projektirakenteen kirjoittaminen edellyttää tietämystä hankkeen tarkoituksesta ja siitä, miten se liittyy organisaation tehtävänkuvaukseen ja tavoitteisiin. Projektirakenne luodaan osioihin, mukaan lukien yleiskatsaus, hankkeen tavoite, tiimin jäsenten ja niiden roolien tunnistaminen sekä hankkeen loppuun saattamista koskeva prosessi tietyn määräajan ja talousarvion sisällä.
Tarvittavat kohteet
-
Organisaatiotavoitteet ja tehtävänkuvaus
-
Hyväksytyt hanke-ehdotukset
-
Projektiryhmän jäsenten nimet ja tehtävät
Kohdista projektin peruskirja hanke-ehdotukseen
Käytä hyväksyttyä hanke-ehdotusta hankekehyksen kehittämisen kehyksenä. Hankkeen tavoite, laajuus, osallistujat, budjetti, oletukset ja odotetut rajoitukset ovat samat kuin hanke-ehdotuksessa esitetyt. Hankkeen peruskirjassa luodaan alustan projektille, jonka tiimin jäsenet ja sidosryhmät voivat käyttää hankkeen lopputuloksen mittaamiseen. Hankkeen odotettu tulos vastaa myös hanke-ehdotuksen odotettua lopputulosta. Jos sinulla ei ole hyväksyttyä hanke-ehdotusta, hankkeen peruskirja toimii hankkeen perustana, ja sen laativat ja allekirjoittavat kaikki tiimin jäsenet ja hankkeen hyväksyvät viranomaiset.
Ilmoita hankkeen ehdot, kuten hanke-ehdotuksessa on kuvattu, tai aivoriihi tiimin jäsenten kanssa selkeän hankkeen tavoitteen kirjoittamiseen, jos sinulla ei ole hanke-ehdotusta. Esimerkiksi: "Projektiryhmän jäsenet tutkivat 100 työntekijää selvittämään kiinnostuksen ja mahdollisen osallistumisen opintokorvausohjelmaan. Nämä hankkeet heijastavat yhtiön strategista tavoitetta parantaa työvoimansa koulutusta ja ammattitaitoa."
Tunnista hankkeen johtaja ja tiimin jäsenet ja heidän tehtävänsä sekä hankkeen sidosryhmät. Huomaa sidosryhmien mahdollinen vaikutus hankkeen lopputulokseen. Kuvaile tarvittaessa tutkijoiden demografisia tietoja. Esimerkiksi: "Hankkeessa on otettu 100 työntekijää, joista yrityksessä on kolme - 15 vuotta. Henkilöstöosasto valitsee tutkimusosastot kaikista osastoista ja voi osallistua nimettömästi." Luettele loppuraportin vastaanottajat.
Luo aikataulu hankkeen vaiheiden loppuunsaattamiseksi ja hankalaa määräaikaa koko hankkeen loppuun saattamiseksi ja tulosten esittämiseksi. Sisällytä tiimin jäsenten nimet ja niiden yhteenliittymät tiettyihin projektivaiheisiin. Tarjoa kaikille tiimin jäsenille kopioita projektin aikataulusta ja kokousaikataulusta. Kehitä sähköpostilista, jonka avulla johtajat ja sidosryhmät voivat hankkeiden päivityksiä. Tunnista vaihtoehtoiset kokouspäivät ja suunnittele joustavuus projektin aikataulussa, mutta varmista, että hankkeen päättymispäivämäärä on selvä, jotta se ei estä ennakoimattomia olosuhteita.
Kuvailkaa prosessien tutkimusta, tietojen kokoamista ja analysointia sekä projektitulosten raportointia. Sisällytä odottamattomia esteitä ja rajoituksia sekä odottamattomia poissaoloja tai haasteita. Tunnista hankkeen budjetin määrärahat, resurssit ja tarvittavat välineet sekä suunnitelmat projektiroolien muutosten käsittelemiseksi. Kuvaile, miten hankkeen tulokset on taulukoitava ja arvioitu ja miten hankkeen tulos liittyy yhtiön organisaatiostrategiaan ja -tehtävään.
vinkkejä
-
Luo kalenteri- ja sähköpostiosoite projektin osanottajille ja sidosryhmille. Pidä säännöllisiä kokouksia, joissa keskustellaan edistymisestä, haasteista ja muutoksista
Varoitus
Ennalta arvaamattomia konflikteja, hätätilanteita ja tapahtumia voi esiintyä. Kuvaile varautumissuunnitelma hankkeen loppuun saattamiseksi ajoissa ja talousarviossa. Sidosryhmien vaikutuksen dokumentointi hankkeessa on tärkeää niiden mahdollisen vaikutuksen tunnistamiseksi hankkeen lopputulokseen.
