Kaliforniassa mittarilukemista säätelee sekä työlainsäädäntö, 2802 § ja Kalifornian säännöstö, 8 osasto, 13700-13702. Jos Kalifornian työnantaja vaatii työntekijää ajamaan yhtiön virallisessa liiketoiminnassa, sen on joko annettava työntekijälle ajoneuvo, jolle kaikki kulut katetaan, tai korvaamaan työntekijälle ajamisen kustannukset. Kalifornian laki antaa työnantajille jonkin verran joustavuutta määriteltäessä tarkasti, miten työntekijät korvaavat mittarilukema- ja ajamiseen liittyvät kulut.
Perusnopeuden korvaus
Kalifornian lain mukaan mittarilukema määritellään työntekijöille maksetuiksi sumeiksi, jotka koskevat kaikkia "tarvittavia kustannuksia, joita aiheutuu työntekijän työhön toimittamista ajoneuvoista". Mittarilukema ei rajoitu kaasukustannuksiin, vaan sen on korvattava työntekijälle ylimääräiset tekijät, kuten ajoneuvon poistot, korjaukset ja vakuutuskulut. Työntekijän säännöllinen työmatkat eivät ole kompensoitavissa, ellei työnantaja asettaa työntekijälle rajoituksia työmatkalla, velvoittaa työntekijän työskentelemään tai ohjaa häntä tekemään työtä matkalla. Kalifornian laki velvoittaa työnantajan pitämään päivittäin kirjaa palautettavista mittarilukemista, ja myös velvoittaa korvaukset maksamaan sen kuukauden loppuun mennessä, joka seuraa sitä kuukautta, jona ajo tapahtui, tai työntekijän hakemuksen jättämisen jälkeen. Gattusossa vastaan Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) tuomioistuin totesi, että Kalifornian työnantajalla on kolme hyväksyttävää tapaa korvata kilometrimaksut - "todellinen kustannus" -menetelmä, "mittarilukema" ja "kertakorvaus" "menetelmä.
'Todellinen kustannusmenetelmä'
Todellisessa kustannusmenetelmässä työntekijöiden on toimitettava yksityiskohtaiset kustannusrekisterit työnantajalle. Nämä tiedot sisältäisivät ajoneuvon käyttökelpoiset kustannukset jokaisesta korvattavasta osasta, ja niihin olisi sisällytettävä sellaiset kustannukset, kuten renkaat, öljy, vakuutukset ja poistot. Työntekijän olisi laskettava osa työstä aiheutuneesta ajoajan kokonaismäärästä ja käytettävä kyseistä prosenttiosuutta laskettaessa prorated summat. Työntekijä huolehtii myös kaasukustannuksista. Vaikka tämä menetelmä on luultavasti kaikkein tarkin, se edellyttää työntekijän yksityiskohtaista raportointia ja työnantajan aikaa vievää tosiasiallisuutta.
'Mittarilukema' -menetelmä
Vähentääkseen raportointitaakkaa jonkin verran, mutta silti tarjoamalla työntekijöille oikeudenmukaisen korvauksen, työnantajat voivat käyttää mittarilomakkeen korvausmenetelmää. Tällä menetelmällä voidaan maksaa kuukausittaiset kustannukset, jotka perustuvat sisäisen tulopalvelun mittarilukuun, jonka California Department of Labor Standards Enforcement on noudattanut, on kohtuullinen korvaus kaikista kuljettamisesta aiheutuvista kuluista. Jos työntekijät tai työnantaja eivät ole samaa mieltä siitä, että korko on hyväksyttävä, maksu voi poiketa IRS: n määrästä, mutta valituksen tehneen osapuolen taakka on osoitettava, miksi näin olisi. Mittarilomakkeen korvausmenetelmän mukaan on säilytettävä jokaisen ajokilpailun tiedot ja ajopäivämäärä.
"Kertasumma" -menetelmä
"Kiinteämääräinen" korvausmenetelmä antaa työnantajalle mahdollisuuden korvata työntekijöille ajokulut lisäämällä heidän kokonaiskorvausta. Tämä voi olla määritetty maksu - jota usein kutsutaan "automaattiseksi korvaukseksi" - tai peruskorvauksen korotukseksi. Jos työnantaja kasvattaa perustaa tai palkkiota, työnantajan vastuulla on määrittää korvauksen määrä, jonka tarkoituksena on korvata työntekijälle ajoneuvokustannukset. Kiinteämääräinen vaihtoehto voi olla sopiva silloin, kun työntekijät tekevät usein samoja matkoja työhön liittyvistä syistä.
