Työnantajalle on usein kustannustehokasta pyytää työntekijöitä ajamaan omia autojaan työpaikalla sen sijaan, että he investoisivat yrityksen omistamiin ajoneuvoihin. Tämä aiheuttaa kuitenkin kustannuksia työntekijälle. Organisaatiot maksavat usein mittarilukuja hyvien työntekijöiden houkuttelemiseksi ja pitämiseksi. Internal Revenue Service -ohjeiston mukaan ajokilometrien perusteella maksettavat ajoneuvon käyttökustannukset antavat sekä työnantajalle että työntekijälle merkittäviä veroetuja.
Mittarilukema
Joka vuosi IRS julkaisee päivitetyn vakiomaksun verovähennyskelpoisten ajokilpailujen korvaamiseksi. Korko vastaa moottoriajoneuvojen, kuten henkilöautojen, pakettiautojen ja maastoautojen, keskimääräisiä kustannuksia. Esimerkiksi vuoden 2015 vakiokanta on 57,5 senttiä mailia kohti. IRS asettaa verokannan tasolle, joka kattaa paitsi bensiinin, mutta normaalit käyttökustannukset, mukaan lukien vakuutukset, lisenssit ja huolto. Työnantajat voivat seurata ajoneuvon todellisia kuluja, mutta eivät yleensä, koska tavallisen maksun käyttö tekee ylimääräisestä kirjanpidosta tarpeettoman. Normaali verokanta ei kata kohteita, kuten pysäköinti- tai maksullinen maksu. Työnantajat voivat korvata nämä kustannukset liiketoiminnan kuluina, mutta ne on käsiteltävä erillisinä erinä.
Sallittu liikematkustus
Työnantajat voivat maksaa vain verovapaan kilometrikorvauksen työhön liittyvästä ajotavasta. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijä ei saa tehdä henkilökohtaisia tehtäviä ja vaatia edelleen matkaansa liiketoiminnan kustannuksella. Esimerkiksi matka asiakkaiden kanssa on vähennyskelpoinen, mutta sivukierroksen tekeminen henkilökohtaisen pankkitalletuksen tekemiseksi ei ole. Lisäksi työ ja kotona liikkuminen päivittäin ei ole vähennyskelpoinen matka. Joskus työnantajat maksavat mittarilukua etenkin pitkille liikematkoille. Kun tämä on tehty, työntekijän on palautettava käyttämätön määrä.
Liikematkojen seuranta
IRS-mittarilomakkeita koskevat vaatimukset ovat yksinkertaisia, kun käytetään normaalia verokantaa. Tämä johtuu siitä, että vakiohinta kattaa kaikki normaalit käyttökustannukset, joten työnantajan ei tarvitse seurata kaasua ja korjauksia. Työntekijän on annettava kirjaa työhön liittyvästä matkasta. He pitävät yleensä mittarilukemaa ja toimittavat sen palauttamista varten säännöllisesti. Jokaisen lokimerkinnän on sisällettävä alkamis- ja loppumittarin lukemat. Merkinnöissä on myös esitettävä lyhyt kuvaus matkan tarkoituksesta ja määräpaikasta.
Korvaukset ja verot
Jos työnantaja maksaa työntekijälle enemmän kuin sallittu määrä, ylitys on veronluonteinen korvaus, ja hänen täytyy mennä työntekijän W-2: een sellaisenaan. Muussa tapauksessa mittarilukema on työnantajalle vähennyskelpoinen kustannus. Työntekijällä ei ole verovelvollisuutta takaisinmaksuun normaalikorkoon asti, eikä rahaa ilmoiteta korvauksena W-2: lle. Kun työnantajat päättävät maksaa pienemmän määrän, työntekijät voivat kirjata eron veroilmoituksistaan.
