Internal Revenue Service mahdollistaa veronmaksajien vähentää kustannuksia, jotka liittyvät auton tai kuorma-auton käyttöön liiketarkoituksiin. Vaikka voit halutessasi kirjata pois ajoneuvon käytön todelliset kustannukset yrityksille, useimmat ihmiset päättävät ottaa standardin mittarilukeman, joka vuonna 2014 oli 56 senttiä mailia kohti. Mutta et voi vain arvailla yrityksesi mailia. IRS edellyttää, että pidät kirjaa, jotta voit todistaa, että olet laskenut, että olet vähäisiä.
IRS-vaatimukset
IRS-säännöt verovelvollisille, jotka haluavat vähentää tavanomaisen mittarilukeman, edellyttävät lokia, jossa näkyy ”mailin matkat, määränpää ja liiketoimintatarkoitus”. Tätä lokia ei sisällytetä vuoden lopussa lähettämiin verolomakkeisiin, mutta sinun on pidettävä se todisteena, jos IRS kyseenalaistaa mittarilukeman tai jos olet koskaan auditoinut. Lokissasi pitäisi olla riittävästi tietoa, jotta tilintarkastaja voi tyydyttää. Jos esimerkiksi kirjaat, että ajoi 12.1. Klo 9 mailia tapaamiseen asiakkaan kanssa, olkaa valmiita todistamaan, että etäisyys oli oikeastaan 9 mailia. Sinun mainittuun tarkoitukseen on sisällytettävä riittävästi yksityiskohtia, jotta tilintarkastaja voi todeta, että tämä oli laillinen työmatka.
Miles You May Deduct
IRS määrittelee myös, mitä se pitää vähennyskelpoisena mittarina yrityksille. Et voi esimerkiksi vähentää kotisi ja toimipaikkasi välisiä kilometrejä. Voit kuitenkin vähentää kahden yrityksen eri paikkojen välisen etäisyyden. Voit vähentää matkasi toimistosi ja asiakkaan toimistojen välillä, vaikka toimisto olisi kotona. Jos matkustat konferenssiin tai kokoukseen tai otat seminaarin, joka hyödyttää sinua yrityksessäsi, tämä on yrityksen vähennys. Jos matkallasi yhdistyvät sekä liike- että henkilökohtaiset tarkoitukset, voit vähentää vain matkan liiketoiminnan osan. Esimerkiksi, jos aiot postitse postittaa asiakirjat asiakkaalle, lopeta päivittäistavarakaupan noutamaan illallinen, voit vähentää vain matkan matkasta postitoimistoon, ei ruokakauppaan.
Elektroniset tietueet
Älypuhelimille, tableteille ja henkilökohtaisille tietokoneille tarkoitetut sovellukset automatisoivat liiketoiminnan mittarilukema. Tällaisten sovellusten avulla voit täyttää tärkeimmät tiedot, kuten määränpääsi ja matkasi tarkoituksen, ja ne laskevat mittarilukeman. Monet näistä ohjelmista mahdollistavat tietojen viemisen laskentataulukkoon. Voit myös asentaa maailmanlaajuisen paikannusohjelmiston autoon, jotta voit seurata kaikkia mittarilukemiasi. Mutta kuten vuoden 2006 New York Timesin artikkeli seurantaohjelmistosta todettiin, ohjelmistot saattavat olla alttiita häiriöille ja laitteiden kaatumisille, joten tietojesi säännölliset varmuuskopiot ovat ratkaisevan tärkeitä.
Kirjalliset tiedot
Yksi yksinkertaisimmista tavoista seurata mittarilukemista on pitää kirjaa autossasi kirjastossa tai mittarilomakkeessa, jonka tulostat tietokoneesta tai ostat toimistotarvikeliikkeestä. Kehitä tapana tallentaa alku- ja loppumittarin lukemat aina, kun käytät autoa liiketoimintaa varten, sekä huomaa matkan liiketarkoituksen. Täytä tiedot jokaisesta matkasta ja yhteensä kilometreistä vuoden lopussa. Voit myös käyttää muita asiakirjoja, kuten ajo-ohjeiden tai karttojen tulostuksia, varmuuskopioida mittarilukemaasi.
